Ведение бизнеса требует постоянного обновления знаний и навыков, так как он регулируется законодательством. Поэтому неправильные бухгалтерские расчеты могут привести к штрафам и другим неприятностям. Однако на помощь бухгалтерам приходят компьютерные программы, которые помогают упростить и автоматизировать многие задачи, в том числе в финансовой части и области управления персоналом.
Одна из самых распространенных программ для бухгалтерского учета и управления персоналом является 1С 8.3 Бухгалтерия. Она позволяет не только считать зарплату сотрудникам предприятия, но и оформляет выплаты работникам отпускных, а также помогает вести учет отпусков сотрудников в организации.
Ежегодный оплачиваемый отпуск является основным видом отпуска. Он начисляется сотруднику в зависимости от его стажа работы и предусмотренного законодательством количества дней отпуска.
Как начислить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия
Прежде чем мы начнем, рассмотрим некоторые основные понятия, связанные с начислением отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия:
- Оплата отпуска: это сумма, которую работник получает во время отпуска. Обычно это средняя зарплата за период, предшествующий отпуску.
- Ежегодный отпуск: это отпуск, который работник может взять один раз в году, обычно на 28 календарных дней.
- Отпускные дни: это дни, которые работник может взять в качестве отпуска в любое время года, помимо ежегодного отпуска.
- Резерв отпусков: это сумма денег, которую предприятие выделяет на начисление оплаты отпусков своим работникам.
- Документы: это трудовые договоры и приказы на отпуск.
Предварительные настройки 1С 8.3 Бухгалтерия
Перед тем, как произвести начисление отпуска в 1с, перейдите в раздел «Администрирование» и нажмите на «Параметры учета». Здесь, в открывшемся окне, выберите «Настройки зарплаты». Здесь, помимо отпуска, можно также отметить пункты «больничные начисления» и «исполнительные документы». Возможно, в дальнейшем вам будет необходимо это для работы, и об этой настройке можно будет забыть.
Если в вашей компании работает до 60 человек, поставьте галочку в подпункте «Расчет зарплаты» — «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».
Выполнение начисления отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия
Когда все сделано, можно переходить к процессу начисления отпускных. Открываем раздел «Зарплата и кадры», нажимаем «Все начисления» и кликаем по кнопке «Создать». В открывшемся меню нажмите на «Отпуск», после чего на экране вы увидите специальную форму для заполнения. В ней выберите из списка организацию, сотрудника (или сразу нескольких) и укажите период отпуска.
Стоит отметить, что программа 1С 8.3 Бухгалтерия автоматически не только начислит отпускные, но даже выставить сумму налогов на доход физлица.
Начисление отпуска в 1с 8.3 Бухгалтерия рассчитывается в автоматическом режиме на основании данных по зарплате. На этом этапе можно проконтролировать правильность расчета. Для этого откройте вкладку «Начисление». В ней будут отображаться следующие данные:
- объем выполненных работ,
- трудовые дни,
- общее время работы,
- заработная плата.
Для расчета суммы отпускных используются следующие данные:
- начислено,
- налог на доход физического лица,
- средний заработок.
Некоторые показатели можно поменять. Например, сумму ежемесячных начислений и количество рабочих дней. Для этого нажмите на значок «зеленый карандаш», который находится возле поля, значение которого можно отредактировать.
После внесения корректировок, программа выполнит расчет. Для подтверждения внесения изменений нужно лишь нажать «Перезаполнить».
Теперь можно делать проводку. Однако, на этом этапе может появится сообщение: дата документа не может быть больше планируемой даты выплаты. Просто поменяйте дату документа на дату начисления отпускных.
Если дата проведения документа не меняется, то можно попробовать сделать следующее: в правой части окна программы нажмите кнопку «Еще», затем выберите «Изменить форму», перейдите в подраздел «Главное» и поставьте галочку напротив «Дата выплаты». После того, как все настройки будут выставлены, данные будут внесены и документ будет проведен. При необходимости, можно распечатать документ (меню «Печать»).
Движение документа в 1С 8.3 Бухгалтерии
В самом верху главного окна 1С найдите «Показать проводки и другие движения документа». Она отображается в виде значка «Дт Кт». В этом меню можно посмотреть все проводки по отпускным выплатам и налогам. Здесь же вы найдете и кнопку «Выплатить», при нажатии на которую, создаются документы, для предоставления в банк.
При оформлении отпускных начислений можно составить документ, который будет отражать начисления по отпускным и заработной плате. Для этого в документе укажите дату и название организации, а затем нажмите «Заполнить». Программа сделает автоматический расчет требуемых начислений и выведет таблицу с суммами заработной платы и отпускных выплат.
Какие ошибки могут возникнуть при начислении отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерии
Несмотря на автоматический расчет, при начислении отпускных в программе могут возникнуть ошибки. Например, если бухгалтер ввел неправильную дату начала работы или неправильную длительность отпуска, программа может рассчитать неправильное количество отработанных дней и, следовательно, неправильное количество дней отпуска. Кроме того, программа не учитывает переработки и ночные смены, поэтому при начислении отпуска необходимо учитывать все эти факторы вручную. Также важно учитывать особенности законодательства о труде и отпусках в России, чтобы избежать ошибок при начислении отпуска.
Для того чтобы правильно сделать начисление отпускных в 1с и избежать ошибок, следуйте определенным рекомендациям:
- Проверьте правильность введенных данных. Убедитесь, что дата начала работы и дата начала отпуска введены правильно, а также проверьте длительность отпуска.
- Учитывайте переработки и ночные смены. Вручную рассчитайте количество отработанных дней, учитывая переработки и ночные смены.
- Обратитесь за консультацией к специалистам в области бухгалтерского учета и законодательства о труде и отпусках. Это поможет избежать ошибок и соблюсти все требования законодательства.