Для успешного ведения бизнеса каждый предприниматель сталкивается с необходимостью точного учета всех аспектов своей деятельности. Один из важнейших элементов – это учет ГСМ. Ошибки в этом деле могут привести к значительным финансовым потерям и неприятным последствиям в отношениях с контролирующими органами.
Как же правильно учитывать ГСМ, какие нюансы и особенности существуют в этом процессе и как максимально автоматизировать и упростить его с помощью программы 1С 8.3?
В нашей статье мы подробно рассмотрим этот вопрос, разберемся в тонкостях учета ГСМ в 1С, и предоставим вам пошаговую инструкцию для эффективной работы.
Учет ГСМ в 1С по топливным картам
Использование топливных карт — довольно популярный метод контроля за ГСМ. Это удобный и эффективный инструмент для мониторинга таких важных параметров, как:
- Количество приобретенного топлива.
- Время и дата заправки.
- Тип топлива и его цена за литр.
Особенность работы с топливными картами заключается в том, что водитель освобождается от необходимости предоставления авансового отчета в бухгалтерию. Вся необходимая информация содержится в путевом листе, а оплата осуществляется по безналу поставщику согласно договору.
Отражаем поступление ГСМ
Сначала необходимо учесть полученное топливо. Это делается путем ввода первичных документов от поставщика в разделе «Покупки».
Для этого нужно перейти в программе 1С в подраздел «Поступление (акты, накладные)» и создать новое поступление: кликните на «Товары (накладная)».
В открывшейся форме указываются:
- Данные поставщика ГСМ.
- Ссылка на договор поставки по топливным картам.
- Ваш склад. Рекомендуется создать специализированный для ГСМ склад для более удобного контроля остатков.
- Номер и дата полученной накладной.
После этого дополните табличную часть накладной информацией о топливе и выберите соответствующий счет учета – обычно 10.03 «Топливо», и учет НДС – 19.03. После этого сохраните документ, проведите его и просмотрите проводки, чтобы убедиться в корректности внесенных данных.
Списываем ГСМ по путевым листам
Списание осуществляется по информации из путевых листов. В этих документах, водители отражают две важные метрики: объем израсходованного бензина или дизеля и общий пройденный путь в километрах. Перед началом операции списания, крайне рекомендуется свериться с отчетами о расходе топлива, полученными от вашего поставщика.
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия осуществление данного процесса проходит следующим образом:
- Для начала работы с документом «Требование-накладная», перейдите в раздел «Склад», а затем кликните на подраздел «Требования-накладные». Здесь будет представлен список всех ранее созданных документов.
- В верхней части экрана нажмите на кнопку «Создать» для того чтобы открыть форму для нового списания.
- Заполните основные данные: укажите название вашей компании, выберите дату, когда произошло списание и определите склад, на котором хранится учетное топливо.
Для более детального отражения операции в табличной части документа, кликните «Добавить» и заполните номенклатуру; объем израсходованного топлива; учетный счет, по которому будет произведено списание; подразделение, которое понесло расход; группу номенклатуры и конкретную статью затрат. После этого сохраните и проведите документ. Для просмотра проводок выберите «ДтКт».
Учет ГСМ в 1С по авансовым отчетам
Учет ГСМ в программе «1С 8.3 Бухгалтерия» при использовании авансовых отчетов, когда водитель приобретает топливо, оплачивая его наличными, необходимо осуществлять учет ГСМ в авансовых отчетах. Процесс этого учета состоит из нескольких этапов:
Оформление расходного кассового ордера для выдачи наличных водителю
Зайдите в меню «Банк и касса», после чего перейдите к разделу «Кассовые документы».
Там вы найдете интерфейс для работы с приходными и расходными кассовыми ордерами. В этом окне выберите опцию «Выдача» для создания нового расходного кассового ордера.
При заполнении расходного ордера следует указать:
- Название вашей организации;
- Вид операции — в данном случае выберите «Выдача подотчетному лицу» из справочника;
- Получателя — выберите водителя из списка сотрудников;
- Сумму выдачи;
- Статью расходов, например, «Выдача денежных средств подотчетнику».
После заполнения всех данных, сохраните и проведите документ, используя кнопки «Записать» и «Провести». Если вы хотите просмотреть связанные с этим документом проводки, кликните «ДтКт».
Отражение поступления ГСМ в авансовых отчетах
Вернитесь в раздел «Банк и касса» и выберите «Авансовые отчеты».
В открывшемся окне начните создание нового авансового отчета, нажав на кнопку «Создать». В авансовом отчете укажите следующую информацию:
- Название вашей организации;
- Кто подотчетное лицо (водитель);
- Склад, на который будет поступление топлива.
В разделе «Товары» добавьте информацию о приобретенном топливе: реквизиты чеков, тип и количество топлива, его стоимость, а также выберите счет учета 10.03 «Топливо». Укажите связь с ранее созданным расходным кассовым ордером во вкладке «Авансы». Проведите авансовый отчет, а затем проверьте проводки, нажав на кнопку «ДтКт».
Учет расхода топлива согласно путевым листам
Путевые листы представляют собой документацию, в которой водители отражают количество потраченного топлива и пройденное расстояние. Для учета расхода ГСМ по этим данным в «1С 8.3 Бухгалтерия» используется документ «Требование-накладная». Процесс его создания и проведения аналогичен описанным выше действиям при учете ГСМ по топливным картам.
Перейдите в раздел «Склад» и выберите «Требования-накладные», чтобы увидеть список ранее оформленных документов. Для добавления нового документа, нажмите «Создать». В форме, которая откроется, укажите:
- Название вашей организации;
- Дату, когда было произведено списание;
- Склад, где учитывается остаток топлива.
В разделе документа с детализацией нажмите «Добавить», указав:
- Наименование ГСМ для учета;
- Объем потребленного топлива;
- Счет, на который будет отражен расход. В зависимости от характера вашей деятельности, это может быть счет 44.01 (для торговых организаций) или счета 20.01, 25, 26 (для производственных предприятий);
- Подразделение, к которому будет отнесен расход;
- Группу и статью затрат.
После внесения всех необходимых данных, сохраните и проведите документ, выбрав соответствующие команды. Чтобы просмотреть сформированные проводки, выберите пункт «ДтКт».
Заключение
Корректный учет ГСМ в 1С 8.3 — неотъемлемая часть успешного управления компанией. Мы рассмотрели вопросы, связанных с учетом и списанием горюче-смазочных материалов, и надеемся, что предоставленная пошаговая инструкция поможет вам избежать ошибок и максимально эффективно использовать функциональность программы для достижения ваших бизнес-целей. Ведь правильное списание ГСМ в 1С 8.3 не только обеспечивает точное отражение всех операций в бухгалтерии, но и позволяет компании экономить, оптимизируя расходы. Не забывайте регулярно обновлять свои знания, следить за обновлениями программы и консультироваться с бухэкспертами.