Платежный календарь в 1С: простой инструмент для сложных финансовых задач

Платежный календарь в 1С — это незаменимый инструмент для оперативного управления финансами компании. Он помогает планировать и контролировать движение денежных средств, своевременно выявлять риск нехватки денег и избегать кассовых разрывов. В этой статье мы подробно разберем, как настроить график платежей и эффективно использовать функционал в различных конфигурациях, на примере использования платежного календаря в 1С ERP, для поддержания финансовой стабильности вашего бизнеса.

Подготовка к работе: первоначальная настройка

Прежде чем Платежный календарь станет вашим рабочим инструментом, его необходимо активировать. Этот процесс — не просто установка одной галочки. От правильности первоначальных настроек зависит, насколько точными и полезными будут данные в отчете. Давайте разберемся, как это сделать в наиболее популярных конфигурациях 1С.

В каких конфигурациях 1С доступен функционал

Платежный календарь — это универсальный инструмент, встроенный во многие решения 1С. Вы найдете его в:

• 1С:Бухгалтерия 8.3 (ПРОФ и КОРП).
• 1С:Управление нашей фирмой (УНФ).
• 1С:Розница (версии 3.0).
• 1С:Комплексная автоматизация.
• 1С:ERP Управление предприятием.
• 1С:Управление торговлей.

Хотя название инструмента одинаковое, его функциональные возможности и глубина настройки могут отличаться в зависимости от конфигурации, что отражает разный масштаб и сложность бизнес-процессов, для которых предназначена каждая из программ.

Активация возможности в разных версиях 1С

В зависимости от вашей программы, путь к включению функционала будет немного отличаться.

Для 1С:Розница и 1С:УНФ: фокус на оперативном управлении.

Эти конфигурации ориентированы на малый и средний бизнес, где важна скорость и простота. Настройка здесь максимально понятна:

1. Перейдите в раздел: Настройки — Еще больше возможностей — Деньги.
2. На вкладке «Планирование» установите флажок «Платежный календарь».

Здесь же рекомендуется активировать флажок «Резервирование денег». Эта функция позволит «замораживать» средства под обязательные платежи (например, налоги или зарплату), и система не даст случайно потратить их на другие цели, что является отличной страховкой от непредвиденного кассового разрыва.

Для 1С:Бухгалтерия 8.3: на основе первичных документов.

В «Бухгалтерии» планирование тесно связано с документами поступления и реализации. Чтобы календарь начал собирать данные, нужно:

1. Включить саму возможность: Главное — Функциональность — Расчеты. Установите флажки «Планирование платежей поставщикам» и «Планирование платежей от покупателей».
2. Задать сроки по умолчанию: Администрирование — Параметры учета — Сроки оплаты покупателями и Срок оплаты поставщикам. Указанные здесь дни будут автоматически подставляться в документы, если в договоре с контрагентом не прописано иное.

Именно эти сроки в счетах и накладных станут для Платежного календаря в 1С:Бухгалтерии источником информации о будущих поступлениях и списаниях.

Платежный календарь для 1С:ERP: через систему заявок.

В крупных системах, таких как 1С:ERP, управление денежными средствами построено на более строгом и контролируемом процессе через заявки. Поэтому для активации календаря нужно включить сам механизм заявок:

1. Перейдите в раздел: НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Казначейство и взаиморасчеты.
2. В блоке «Планирование и контроль денежных средств» установите флажок «Заявки на расходование денежных средств».

Этот подход позволяет не просто планировать, а выстраивать полноценный процесс согласования каждого платежа, что критически важно для крупных компаний с разветвленной финансовой структурой.

Первоначальная настройка — это фундамент. Если на этом этапе допустить ошибку или не учесть специфику ваших бизнес-процессов, Платежный календарь может показывать некорректную информацию. Наши специалисты часто сталкиваются с ситуациями, когда инструмент не используется в полную силу именно из-за неверных стартовых параметров.

Если вы не уверены, как лучше адаптировать эти настройки под вашу компанию, свяжитесь с нами. Мы проведем аудит и поможем запустить финансовое планирование в 1С правильно.

Как устроен Платежный календарь: анализ интерфейса и данных

После включения функционала Платежный календарь становится вашей финансовой приборной панелью. Чтобы считывать с нее информацию быстро и безошибочно, важно понимать, что означает каждый элемент, цвет и цифра, и, что самое главное, — откуда система берет эти данные.

Визуальное представление: цветовые индикаторы и их значение

Первое, что бросается в глаза при работе с календарем, — это цветовая индикация. Это не просто дизайнерский ход, а система быстрых оповещений для руководителя.

• Зеленый цвет. Все под контролем. На конец дня с учетом всех запланированных поступлений и списаний у компании достаточно средств.
• Красный цвет. Сигнал тревоги. Это и есть визуализация потенциального кассового разрыва. Красная цифра означает, что имеющихся и ожидаемых денег на счетах для покрытия всех обязательств на эту дату не хватит.

Именно эта простая и наглядная система делает Платежный календарь таким ценным для руководителей. Вам не нужно погружаться в десятки таблиц и отчетов — одного взгляда на календарь достаточно, чтобы оценить ситуацию и понять, какой день требует вашего пристального внимания.

Основные разделы отчета и источники данных для них

Платежный календарь не придумывает цифры — он их аккуратно собирает из уже введенных в 1С документов. Понимание этих источников — ключ к достоверности данных.

• Оплата от покупателей. Планируемые поступления. Система берет данные из счетов покупателям и документов реализации (акты, накладные), анализируя указанные в них сроки оплаты.
• Платежи поставщикам. Запланированные расходы. Источниками служат счета от поставщиков и документы поступления товаров и услуг.
• Налоги и взносы. Обязательные платежи в бюджет. Данные подтягиваются из «Списка задач», который формируется на основе созданных деклараций и отчетов по страховым взносам.
• Зарплата. Выплаты сотрудникам. Как и налоги, суммы и даты выплат берутся из «Списка задач» своего рода графика платежей в 1С, который опирается на документы начисления зарплаты и аванса.
• Прочие поступления. Это «деньги в пути». Сюда попадают суммы по эквайрингу (оплаты картами, которые еще не зачислены банком) и инкассации. Этот раздел носит скорее информационный характер, показывая, какие средства скоро поступят на счет.
• Периодические платежи. Регулярные расходы (аренда, связь, интернет). Они появляются в календаре на основе настроенных повторяющихся платежей в платежных поручениях.

Различные режимы отображения и виды отчета

1С позволяет смотреть на одни и те же данные под разным углом, в зависимости от вашей задачи.

Представление в виде таблицы и диаграммы. Помимо стандартной таблицы, в большинстве конфигураций (например, в 1С:УНФ) отчет можно представить в виде наглядной диаграммы. Она графически показывает динамику остатка денежных средств. Момент, когда линия графика опускается ниже нуля, — это и есть ваш кассовый разрыв.

Специализированные виды в 1С:ERP. В более сложных системах, как 1С:ERP, есть несколько режимов работы:

• «Заявки — Календарь»: Удобен для финансового менеджера. Слева — список заявок на оплату, справа — календарь. Сразу видно, как утверждение той или иной заявки повлияет на финансовое состояние.
• «Календарь — Платежи»: Идеален для анализа. Вверху — общая картина денежных потоков, внизу — детальный список документов-оснований (заявок, заказов, накладных), которые сформировали эти потоки.

Детальная настройка отображения на примере 1С:ERP

Чтобы получить максимум пользы от отчета, его можно и нужно настраивать под себя. В 1С:ERP это делается особенно гибко через меню «Еще» — «Настройки». Здесь вы можете:

• Включать и отключать отображение определенных данных (например, финансовых инструментов).
• Задавать группировку по нужной аналитике (по организациям, банковским счетам, статьям движения денег).
• Устанавливать отборы по конкретным кассам, счетам или валюте.
• Скрывать нерабочие дни для более компактного вида.

Такая гибкость позволяет каждому пользователю — от финансового директора до бухгалтера — создать удобное рабочее место для анализа и перехода от простого наблюдения к активному управлению денежными потоками.

Практическое применение: управление денежными потоками

Платежный календарь в 1С — это не статичный отчет для пассивного наблюдения. Это живой, интерактивный инструмент, который позволяет управлять финансами компании в режиме реального времени. Руководитель или финансовый менеджер может не просто видеть проблему, но и решать ее, не покидая одного окна.

Способы планирования поступлений и выплат: по заказам и по документам

В 1С есть два основных подхода к наполнению календаря планами, и выбор зависит от ваших бизнес-процессов.

1. «По заказам»: Идеально подходит для компаний с устоявшимися отношениями с клиентами и поставщиками. План оплаты (поступления или расхода) вносится непосредственно в «Заказе покупателя» или «Заказе поставщику».
   На практике это означает, что ответственность за первичное планирование ложится на менеджеров по продажам и закупкам. Они, оформляя заказ, сразу фиксируют договоренности по оплате. Это повышает точность данных и дисциплинирует отделы.
2. «По документам»: Используется для разовых или не связанных с заказами операций. Вы создаете отдельные документы планирования: «Поступление денег (план)» или «Заявка на расход денег». Этот метод чаще используется финансовой службой для отражения прочих операций, не входящих в основной операционный цикл.

Работа с регулярными и повторяющимися платежами

Аренда, коммунальные услуги, подписки на сервисы, заказ воды в офис — эти платежи повторяются из месяца в месяц. Вносить их вручную — значит тратить время и рисковать забыть о важном платеже.

В 1С эта проблема решается одной настройкой. В документе «Платежное поручение» или «Заявка на расход денег» достаточно один раз нажать на ссылку «Повторять платеж», указать периодичность (например, «каждый месяц, 10-го числа») и срок действия правила. После этого система будет автоматически создавать плановые платежи в календаре, а при необходимости — и сами платежные документы.

Автоматизация регулярных платежей — один из самых быстрых и легких способов навести порядок в финансах и высвободить время бухгалтера или финменеджера для более аналитических задач.

Интерактивное управление платежами прямо из отчета

Это ключевое преимущество Платежного календаря. Вы видите проблему — и тут же ее решаете.

• Перемещение плановых оплат (drag-and-drop): Представьте, вы видите в календаре кассовый разрыв на среду. Вы звоните поставщику и договариваетесь перенести оплату на пятницу, когда придут деньги от клиента. Вместо того чтобы искать исходный документ и менять в нем дату, вы просто перетаскиваете мышкой (drag-and-drop) этот платеж в календаре со среды на пятницу. Система сама внесет изменения в документ-основание. Точно так же можно перетащить платеж с одного банковского счета на другой, если на первом не хватает средств.

• Создание, копирование и отмена документов: Нужно срочно запланировать похожий платеж? Не нужно создавать его с нуля. Кликните правой кнопкой мыши на аналоге в календаре и выберите «Копировать» — программа создаст новый документ, заполнив его данными из старого. Если платеж отменился, так же через правый клик выберите «Отменить» — система автоматически сформирует документ «Закрытие планируемых оплат», и сумма исчезнет из календаря.
• Процесс согласования и утверждения заявок: В конфигурациях УНФ и ERP, где используется система заявок, руководитель может утверждать или отклонять платежи прямо из календаря. Увидев заявку, можно кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать «Утвердить» или «Отклонить». Решение тут же отразится в системе, и финансовый менеджер увидит его статус. Это значительно ускоряет процесс принятия решений и делает его прозрачным.

Именно интерактивные возможности превращают Платежный календарь из простого отчета в полноценный центр управления денежными средствами. Однако, чтобы эти функции работали корректно, вся цепочка документов в 1С должна вестись правильно.

Наша команда в IT-Rush помогает компаниям в Москве и МО не просто «включить» календарь, а выстроить бизнес-процессы так, чтобы все его интерактивные возможности использовались на 100%, повышая скорость и качество финансовых решений.

Решение проблем: как бороться с кассовыми разрывами с помощью платежного календаря 1С

Кассовый разрыв — это момент истины для финансовой системы компании. Платежный календарь в 1С не только предсказывает эту неприятную ситуацию, но и дает в руки инструменты для ее предотвращения или оперативного решения.

Выявление кассового разрыва в отчете

Как мы уже обсуждали, система сама сигнализирует о проблеме. Вы видите ее как:

• Отрицательный остаток на конец дня, выделенный красным цветом. Это самый явный и недвусмысленный сигнал.
• График остатка денежных средств, уходящий ниже нулевой отметки на диаграмме. Визуально очень легко отследить момент, когда денег перестает хватать.

Главное преимущество — вы видите это не в день, когда нужно платить, а заранее. У вас появляется время на принятие взвешенных управленческих решений, а не на панический поиск денег.

Инструменты для устранения разрыва в программе

Когда вы обнаружили «красную зону» в календаре, 1С предлагает несколько способов исправить ситуацию прямо в интерфейсе:

1. Перенос срока оплаты на другой день. Это самый частый и эффективный прием. Вы видите, что в среду предстоит крупный платеж поставщику, а деньги от ключевого клиента придут только в пятницу.
• Ваши действия: Вы договариваетесь с поставщиком об отсрочке на два дня. Затем в Платежном календаре выбираете ячейку с этим платежом и нажимаете кнопку «Перенести на другой день» (или просто перетаскиваете мышкой, как мы обсуждали ранее). Выбираете новую дату, и календарь тут же пересчитывается. Красная цифра исчезает.
2. Планирование перемещения денежных средств. Иногда деньги в компании есть, но они «не на том счете». Например, на рублевом счете нехватка, а на валютном или в другой кассе — излишек.
• Ваши действия: Прямо из календаря (особенно удобно это реализовано в 1С:ERP) вы можете создать документ «Распоряжение на перемещение денежных средств» или «Перемещение денег (план)». Система поможет спланировать внутренний перевод со счета на счет или из кассы на счет, чтобы к моменту оплаты нужная сумма была в нужном месте.

Организационные меры: работа с контрагентами и поиск финансирования

1С — это инструмент, а решения принимает человек. Увидев проблему в календаре, руководитель может инициировать следующие организационные шаги:

• Усилить работу с дебиторами. В календаре есть гиперссылка на просроченные платежи от покупателей. Кликнув на нее, вы получаете готовый список должников с контактами. Можно тут же дать команду менеджерам связаться с ними и договориться о срочной оплате. В некоторых конфигурациях можно даже отправить напоминание об оплате прямо из этого отчета.
• Пересмотреть условия работы. Если вы видите, что определенные клиенты постоянно задерживают оплату, это повод перевести их на предоплату. Если поставщики требуют слишком короткие сроки оплаты, это сигнал к переговорам о более гибких условиях. Платежный календарь предоставляет фактические данные для таких управленческих решений.
• Привлечь внешнее финансирование. Если внутренними ресурсами кассовый разрыв не закрыть, календарь точно покажет, какая сумма и на какой срок вам нужна. С этой информацией гораздо проще и предметнее обращаться в банк за овердрафтом или краткосрочным кредитом. Вы просите не «просто денег», а конкретную сумму для покрытия конкретного разрыва, что повышает доверие со стороны банка.

Совет IT-Rush: Не стоит рассматривать Платежный календарь как волшебную палочку. Это, в первую очередь, диагностический и операционный инструмент. Он подсвечивает проблему и дает средства для маневра внутри системы, но не отменяет необходимости вести переговоры, выстраивать политику расчетов и принимать стратегические финансовые решения.

Дополнительные возможности и частые ошибки

Освоив базовый функционал Платежного календаря, можно перейти к использованию его расширенных возможностей. Однако на этом пути важно не споткнуться о типичные ошибки, которые могут исказить всю финансовую картину и подорвать доверие к инструменту.

Использование данных календаря для создания бюджета

Платежный календарь — это оперативное, тактическое планирование. Но его данные могут стать отличной основой для стратегического планирования — бюджета движения денежных средств (БДДС).

В 1С:УНФ, например, есть возможность создать документ бюджета, заполнив его фактическими или плановыми данными из календаря за прошлый период (например, за прошлый месяц). Далее эти суммы можно скорректировать — например, увеличить на плановый процент роста. Таким образом, вы быстро получаете черновик бюджета, основанный не на догадках, а на реальной статистике денежных потоков.

Формирование Реестра платежей и выгрузка в банк

В 1С:ERP работа с платежами выведена на новый уровень. После того как вы спланировали и утвердили все платежи в календаре на день, можно одним нажатием кнопки «Реестр платежей» сформировать единый список всех распоряжений.

А кнопка «Сформировать списания ДС» автоматически создаст документы «Списание безналичных ДС» по всем утвержденным заявкам. Эти документы можно тут же провести и отправить на выгрузку в банк-клиент. Это значительно сокращает ручной труд бухгалтера и минимизирует риск ошибок при создании платежек.

Типичные ошибки, искажающие данные в отчете

Из нашего опыта в IT-Rush, мы выделили две самые частые ошибки, которые делают данные в Платежном календаре недостоверными:

Дублирование данных из-за несвязанных документов.

Суть проблемы. Менеджер выставляет «Счет покупателю». Позже, при отгрузке, бухгалтер создает документ «Реализация (акт, накладная)», но не указывает, что он сделан на основании этого счета. В итоге система видит два независимых плановых поступления: одно по счету, другое по реализации. Сумма в календаре задваивается, создавая ложное впечатление о будущих доходах.

Как избежать. Необходимо выстроить в компании четкий регламент: любой документ (реализация, поступление, оплата) должен создаваться на основании документа-предшественника (счета или заказа). Это обеспечивает сквозную связность данных во всей системе.

Влияние объектов, помеченных на удаление.

Суть проблемы. Пользователь пометил на удаление, но физически не удалил из базы старое платежное поручение или заявку. Для многих отчетов в 1С такой документ уже не существует, но Платежный календарь может продолжать его «видеть» и учитывать в планах, искажая итоговые цифры.

Как избежать. Регулярно запускайте стандартную обработку «Удаление помеченных объектов» (желательно, чтобы это делал администратор системы в нерабочее время). Чистота и актуальность данных в базе — залог точности любого отчета, и Платежный календарь здесь не исключение.

Точность финансового планирования напрямую зависит от дисциплины ведения учета. Даже самый мощный инструмент будет бесполезен, если в него поступают «грязные» данные.

Мы помогаем нашим клиентам в не только настроить 1С, но и разработать внутренние регламенты работы, которые исключают подобные ошибки. Правильно выстроенный бизнес-процесс — это лучшая гарантия достоверности данных.

Заключение

Как мы увидели, Платежный календарь в 1С — это не просто очередной отчет, а полноценный центр управления финансами, который превращает сложную задачу в наглядный и управляемый процесс. Правильная настройка и регулярное использование этого инструмента позволяют перейти от реактивной борьбы с кассовыми разрывами к проактивному управлению денежными потоками. Внедрение этого функционала в ежедневную практику, особенно при поддержке опытных специалистов, станет вашим надежным щитом для обеспечения платежеспособности и устойчивого развития компании.

Полезные статьи:

• Планирование производства в 1С ERP.
• Обзор последнего релиза ERP — версия 2.5.
• Все о регламентированном учете в 1С ERP.