Регламентированный учет в 1С:ERP: полное руководство от настроек до отчетности

Когда бизнес вырастает до уровня ERP-системы, многие руководители рассматривают регламентированный учет в 1С ERP как еще один автоматизируемый блок, аналог знакомой «1С:Бухгалтерии». Однако в 1С ЕРП регламентированный учет это не просто отдельная функция, а фундаментально иной подход: бухгалтерские и налоговые данные здесь не первичны, а являются результатом интерпретации оперативной деятельности всего предприятия. Такая философия позволяет создать единое, прозрачное информационное пространство, где ответственность за качество данных распределена между всеми участниками процессов — от менеджера по продажам до кладовщика, а бухгалтерия выступает в роли контролера, а не регистратора. В этом руководстве мы проведем вас по всему циклу регламентированного учета в 1С:ERP: от ключевых принципов и первоначальных настроек до анализа «болевых точек» при переходе и формирования итоговой отчетности.

Оперативный контур как основа для регламентированного учета

Фундаментальное отличие регламентированного учета в 1С ЕРП от классических бухгалтерских программ заключается в том, что здесь бухгалтерская проводка (Дт/Кт) не является первоисточником данных. Она — результат. Основа всего — это оперативный контур: менеджер оформляет заказ клиента, закупщик — поступление товаров, кладовщик — перемещение на склад, а производственник — выпуск готовой продукции. Каждое такое действие — это факт хозяйственной жизни, который регистрируется в системе в режиме реального времени. И только потом, на основе этих оперативных данных, по заранее настроенным правилам, система «собирает» проводки для бухгалтерского и налогового учета.

На практике это приводит к двум важным следствиям, которые должен понимать каждый руководитель, внедряющий ERP. Во-первых, меняется роль бухгалтерии. Из звена, занимающегося рутинным вводом первички, она превращается в контролирующий орган. Главная задача бухгалтера в ERP — не создать документ, а проверить корректность и полноту данных, введенных другими сотрудниками, и обеспечить правильность их отражения. Во-вторых, проводки формируются отложенно. В отличие от «1С:Бухгалтерии», где вы видите проводки сразу после проведения документа, в 1С:ERP они создаются в рамках специальной процедуры «Отражение документов в регламентированном учете», которая обычно запускается автоматически по расписанию (например, ночью) или в процессе закрытия месяца. Этот момент поначалу вызывает недоумение у бухгалтеров, но именно он обеспечивает целостность и последовательность данных в сложной, многопользовательской системе.

Начальная настройка системы

Если оперативный контур — это «тело» вашей компании в 1С:ERP, то первоначальные настройки — это ее «ДНК». Это не просто технические флажки, а стратегические решения, которые определяют архитектуру учета и влияют на все последующие процессы. Наш опыт в IT-Rush показывает, что ошибки, допущенные на этом этапе, — самые дорогие и болезненные для исправления. Поэтому к ним нужно подойти с максимальной ответственностью еще до ввода первого документа.

Общие настройки, влияющие на регламентированный учет

Здесь закладывается общая структура вашего бизнеса в системе. Ключевые параметры:

• Несколько организаций. Если у вас группа компаний или холдинг, эта опция позволит вести учет всех юридических лиц в одной базе, прозрачно управляя межфирменными операциями. Решение о ее использовании лучше принять на старте, чтобы сразу выстроить корректную архитектуру данных.
• Ведение учета по подразделениям. Это не просто справочник отделов. Для производственных и торговых компаний это важнейшая аналитика для расчета затрат, оценки рентабельности направлений и управления ресурсами. Включение этой опции делает «Подразделение» обязательным аналитическим признаком во многих документах.
• Ведение учета в нескольких валютах. Обязательная настройка для компаний, занимающихся импортом или экспортом.
  

  Важно: валюту управленческого учета необходимо определить до начала работы и зафиксировать. Это один из тех параметров, которые впоследствии изменить крайне сложно.

Настройки подсистемы «Регламентированный учет»

Здесь мы определяем «правила игры» непосредственно для бухгалтерии.

• Отражение операций с даты. Очень полезная функция для поэтапного внедрения. Типичный сценарий: компания сначала запускает оперативный учет (продажи, склад), а с 1 января следующего года «включает» отражение в регламентированном учете. Это позволяет плавно перейти на новую систему, не останавливая бизнес.
• Проверка документов. Это инструмент управления качеством данных. Вы можете выбрать один из двух режимов: либо система просто уведомляет, что проверенный бухгалтером документ был изменен, либо жестко запрещает редактирование проверенных документов для всех, кроме уполномоченных сотрудников. Выбор зависит от того, какой уровень контроля вам необходим.
• Ручное изменение проводок. Мы в IT-Rush не рекомендуем включать эту опцию без критической необходимости. Почему? ERP-система формирует проводки по сложным, взаимосвязанным алгоритмам. Ручная правка одной проводки может нарушить всю цепочку расчетов. Более того, при любом перепроведении документа система перезапишет ваши ручные изменения стандартными, что гарантированно приведет к ошибкам, которые потом очень сложно найти.

Совет от IT-Rush: Правильная первоначальная настройка — это фундамент вашего учета. Ошибки на этом этапе могут потребовать дорогостоящей переделки и даже перезапуска системы. Мы всегда начинаем проект внедрения с детального обследования бизнес-процессов клиента, чтобы выбрать оптимальные параметры и заложить надежную основу для будущего роста.

Настройка Учетной политики

Это «конституция» вашего регламентированного учета. Настройки учетной политики определяют методы расчета ключевых финансовых показателей. Их нельзя менять в середине года без веских, законодательно разрешенных причин.

• Метод оценки стоимости товаров (ФИФО/Средняя за месяц). «Средняя» — проще в учете. «ФИФО» — сложнее, так как требует учета по партиям, но дает гораздо более детальные и точные отчеты по себестоимости. Часто бывает так, что на старте компания выбирает простой метод, а через год финансовый директор приходит с запросом на глубокую аналитику, которая уже недоступна. Стоит подумать об этом наперед.
• Учет по ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». Выбор метода (балансовый или затратный) напрямую влияет на расчет налога на прибыль и формирование соответствующей декларации. Это важная настройка, которая должна быть выбрана до начала ведения учета.
• Раздельный учет НДС. Если ваша компания осуществляет операции, как облагаемые, так и не облагаемые НДС, включение этой настройки является обязательным требованием Налогового кодекса. Система будет автоматически вести раздельный учет и корректно формировать книгу покупок и продаж.
• Порядок определения доли прибыли для обособленных подразделений. Для компаний с филиалами система позволяет настроить автоматическое распределение налога на прибыль пропорционально расходам на оплату труда или среднесписочной численности, как того требует законодательство.

Функциональные возможности: ведение учета по участкам

Переходим к настройке учета конкретных хозяйственных операций. Гибкость 1С:ERP позволяет адаптировать систему под самые сложные и специфичные бизнес-процессы, будь то производство, арендные отношения или работа с гособоронзаказом.

План счетов учета и настройка отражения документов в регламентированном учете 1С ERP

В 1С:ERP используется единый план счетов для всех организаций, учет по которым ведется в базе. Но главная особенность — вы почти никогда не будете указывать счета учета (например, 41.01 или 60.01) непосредственно в документе реализации или поступления. Вместо этого в системе действует более интеллектуальный механизм — Группы настроек финансового учета (ГФУ).

Это, по сути, шаблоны, которые описывают, как отражать ту или иную операцию в зависимости от ее экономического смысла. Например, вы можете создать ГФУ «Товары для перепродажи» и указать в ней, что все товары этой группы учитываются на счете 41.01, а выручка от их продажи — на счете 90.01.1. А для ГФУ «Материалы для производства» задать счет 10.01.

Пример из практики: У нашего клиента, торговой компании, одна и та же номенклатура (кабель) могла продаваться с оптового склада и из розничного магазина. Для целей анализа им было важно видеть эти операции на разных счетах учета. С помощью ГФУ мы настроили систему так, что при отгрузке с оптового склада товар списывался со счета 41.01, а при продаже из розницы — со счета 41.02. При этом менеджеру по продажам не нужно было задумываться о счетах — он просто выбирал нужный склад, а система делала все остальное автоматически.

Вся работа по контролю и настройке этих правил сосредоточена в едином рабочем месте «Отражение документов в регламентированном учете». Это главный пульт управления для бухгалтера, где видно, какие документы ожидают отражения и почему.

Учет внеоборотных активов

1С:ERP поддерживает полный жизненный цикл основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), но особенно стоит отметить автоматизацию сложных участков:

• Учет аренды по ФСБУ 25/2018. Новые стандарты учета аренды доставили немало головной боли бухгалтерам. В 1С:ERP реализован полнофункциональный механизм, который автоматически рассчитывает приведенную стоимость обязательств, проценты, амортизацию права пользования активом (ППА) и корректно отражает все операции как у арендатора, так и у арендодателя.
• Учет НМА и расходов на НИОКР. Для инновационных и производственных компаний необходимо правильно учитывать затраты на исследования и разработки. Система позволяет вести учет в разрезе тем и этапов работ, капитализировать затраты в стоимость будущих НМА или списывать их на расходы в соответствии с нормами НК РФ.
• Целевое финансирование. Если ваша компания получает государственные субсидии, гранты или иное целевое финансирование на приобретение активов, 1С:ERP обеспечит раздельный учет этих средств и их корректное признание в доходах по мере начисления амортизации.

Учетная дисциплина и полный комплект документации. Помимо автоматизации сложных расчетов, 1С:ERP обеспечивает и учетную дисциплину. Система позволяет формировать полный комплект унифицированных первичных документов по учету основных средств, включая инвентарные карточки как по отдельным объектам (ОС-6), так и по группам (ОС-6б), что является обязательным требованием при проверках и инвентаризациях.

Учет НДС

Система покрывает все сценарии учета налога на добавленную стоимость, от простых до самых запутанных.

• Раздельный учет. Это одна из самых сильных сторон ERP, учет ведется в разрезе направлений деятельности. Вы можете в момент закупки указать, под какую деятельность приобретаются товары (облагаемую НДС, не облагаемую или 0%). Если же в момент поступления назначение неизвестно, система в конце месяца сама распределит «входящий» НДС пропорционально выручке от разных видов деятельности.
• Работа налоговым агентом. Полностью автоматизирован учет НДС при аренде госимущества, покупке товаров у нерезидентов, а также при приобретении лома и макулатуры (по п. 8 ст. 161 НК РФ).
• Импорт и комиссионная торговля. Поддерживается учет НДС при импорте из стран ЕАЭС и работа со сводными счетами-фактурами для комиссионеров.

Для контроля и сверки с контрагентами предназначен удобный отчет «Реестр счетов-фактур выданных» и рабочее место «Сверка данных учета НДС», что значительно сокращает трудозатраты на подготовку к сдаче декларации.

Учет налога на прибыль и прочих налогов

Расчет налога на прибыль в 1С:ERP тесно связан с поддержкой ПБУ 18/02. Система автоматически отслеживает временные и постоянные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, рассчитывает отложенные налоговые активы (ОНА) и обязательства (ОНО) и формирует все необходимые данные для декларации.

Кроме того, в рамках процедуры закрытия месяца автоматически рассчитываются и начисляются имущественные налоги: налог на имущество, транспортный и земельный налоги. Это снимает с бухгалтерии рутинную задачу и снижает риск ошибок и просрочек.

Контролируемые сделки. Для холдингов и групп аффилированных компаний это одна из зон повышенного налогового риска. 1С:ERP снимает эту головную боль с помощью специального «Помощника подготовки уведомления о контролируемых сделках». Он пошагово проводит пользователя через весь процесс, помогая собрать необходимые данные и сформировать уведомление в утвержденном ФНС формате. Это не просто экономия времени финансовой службы, а эффективный инструмент минимизации рисков доначисления налогов и штрафов.

Поддержка специфических и региональных налогов. Глубина системы проявляется в деталях. 1С:ERP корректно обрабатывает не только федеральные, но и региональные налоги. Например, для компаний, работающих в столице, полностью автоматизирован расчет и учет торгового сбора, что гарантирует соблюдение требований московского законодательства.

Гибкость для разных структур бизнеса: патентная система (ПСН). 1С:ERP способна поддерживать сложные структуры бизнеса, в которых наряду с организациями на ОСНО могут работать и индивидуальные предприниматели. Для ИП, применяющих патентную систему, система обеспечивает обособленный учет, автоматическое формирование книги учета доходов по патенту и корректный расчет налога. Это позволяет интегрировать ИП в единое управленческое пространство холдинга, не нарушая при этом требований законодательства.

Раздельный учет при исполнении контрактов ГОЗ

Для предприятий, работающих с государственным оборонным заказом, это одна из ключевых и сложнейших задач. В 1С:ERP реализована методика раздельного учета, основанная на использовании направлений деятельности. Каждый госконтракт заводится как отдельное направление.

Это позволяет:

• Обособленно учитывать все прямые и распределять косвенные затраты по каждому контракту.
• Контролировать целевое использование денежных средств.
• Автоматически формировать отчет «Исполнение контрактов ГОЗ», утвержденный Постановлением Правительства РФ № 543, для предоставления в Министерство обороны.

Наш опыт: Для одного из наших клиентов, приборного завода, внедрение этого блока стало решающим фактором. Раньше подготовка отчета по ГОЗ занимала у финансового отдела неделю и требовала сбора данных из десятка Excel-таблиц. После внедрения 1С:ERP отчет формируется за несколько минут, а руководитель видит исполнение контрактов в режиме реального времени. Это позволило не только снизить трудозатраты, но и повысить точность планирования и контроля.

Сравнение с 1С:Бухгалтерия и вызовы для бухгалтера

Для бухгалтера, привыкшего к логике «1С:Бухгалтерии», переход на программу на 1С ЕРПи — это не просто смена интерфейса, а смена парадигмы для всей бухгалтерии. Здесь важно не только обучить сотрудников новым кнопкам, но и объяснить им «почему так». Основные отличия и «болевые точки» для бухгалтера:

• Отложенное формирование проводок. Это, пожалуй, главный психологический барьер. Бухгалтер привык провести документ и сразу увидеть результат в оборотно-сальдовой ведомости. В ERP он проводит документ, но проводок нет. Они появятся позже, после выполнения регламентного задания. Первое время это вызывает ощущение «потери контроля», хотя на самом деле система просто работает по-другому, обеспечивая целостность данных в сложной среде.
• Отражение себестоимости в конце месяца. Еще один непривычный момент. В течение месяца при списании материалов или отгрузке товаров бухгалтер видит в проводках только количественное движение. Суммовая оценка (себестоимость) появится только после выполнения всех шагов процедуры закрытия месяца. Это логично с точки зрения системы (ведь для расчета полной себестоимости нужно собрать все затраты месяца), но требует от бухгалтера умения анализировать данные не только по проводкам, но и по оперативным отчетам.
• Сверка взаиморасчетов. В «1С:Бухгалтерии» в ОСВ по счетам 60 или 62 можно увидеть аналитику вплоть до конкретного платежного документа. В ERP этой аналитики на счетах регламентированного учета нет. Взаиморасчеты ведутся в оперативном контуре в разрезе договоров, заказов и накладных. Поэтому для сверки с контрагентом нужно использовать не «оборотки», а специализированные отчеты, такие как «Ведомость расчетов с клиентами/поставщиками». Это требует перестройки привычных методов работы.
• Усложненная настройка счетов. Как мы уже говорили, счета учета настраиваются не напрямую, а через Группы настроек финансового учета (ГФУ). Это мощный и гибкий механизм, но он требует от бухгалтера или консультанта более глубокого понимания архитектуры системы. Просто «поставить нужный счет» в документе не получится — нужно найти и правильно настроить соответствующую ГФУ.
• Измененный подход к некоторым операциям. Многие привычные операции реализованы иначе. Например, учет расходов будущих периодов (РБП) ведется не через специальный справочник, а через статьи расходов с особым вариантом распределения. Сама процедура закрытия месяца в ERP — это многошаговый помощник, который выполняет десятки регламентных операций в строгой последовательности, и вмешаться в этот процесс гораздо сложнее.

Совет от IT-Rush: Ключ к успешной адаптации бухгалтерии — это качественное обучение и поддержка на старте. Мы не просто показываем, «куда нажимать». Мы объясняем логику системы, показываем, какими новыми отчетами пользоваться, и помогаем выстроить новые бизнес-процессы контроля. Понимание «почему» снимает 90% вопросов и сопротивления, превращая бухгалтеров из противников внедрения в его союзников.

Контроль данных и формирование отчетности

Несмотря на отложенное формирование проводок и другую логику работы, 1С:ERP предоставляет мощный арсенал инструментов для контроля корректности учета и формирования всей необходимой отчетности. Эти инструменты позволяют как проводить глубокий оперативный анализ, так и соответствовать всем требованиям законодательства.

Инструменты контроля данных

Качество данных — залог достоверной отчетности. В 1С:ERP встроены механизмы, которые помогают этого добиться:

• Проверка документов. Как уже упоминалось, можно настроить обязательную проверку документов бухгалтером. В рабочем месте «Отражение документов в регламентированном учете» всегда видно, какие документы проверены, а какие требуют внимания. Это позволяет выстроить процесс, при котором ни один невалидный документ не попадет в учет.
• Отчет «Сверка данных оперативного и регламентированного учета». Это инструмент для поиска расхождений. Если сумма в отчете по продажам не сходится с оборотами по счету выручки, этот отчет покажет, в каком именно документе возникла проблема. Он сравнивает данные регистров оперативного контура (по складу, закупкам, продажам, расчетам) с данными бухгалтерских счетов и подсвечивает любые отклонения.
• Отчет «Оценка риска налоговой проверки». Этот отчет анализирует данные вашей информационной базы по 12 критериям ФНС (налоговая нагрузка, рентабельность, уровень зарплат и т.д.) и показывает, какие из них находятся в «зоне риска». Это позволяет руководителю и главному бухгалтеру заранее оценить вероятность выездной проверки и принять превентивные меры.

Стандартные бухгалтерские отчеты

Для детального анализа данных бухгалтерам доступны все привычные и знакомые отчеты, которые работают на основе сформированных проводок:

• Оборотно-сальдовая ведомость (общая и по счету)
• Анализ счета
• Карточка счета
• Анализ субконто
• Главная книга
• Отчет по проводкам

Эти отчеты позволяют проводить классический бухгалтерский анализ данных, «проваливаясь» от итоговой суммы в ОСВ до конкретного документа-регистратора. Таким образом, несмотря на иную методологию, конечные инструменты анализа остаются привычными и удобными.

Формирование регламентированной отчетности

1С:ERP содержит полный комплект регламентированных отчетов, который регулярно обновляется в соответствии с изменениями законодательства.

• Бухгалтерская отчетность. Система автоматически заполняет все формы: Бухгалтерский баланс (форма №1), Отчет о финансовых результатах (форма №2) и все приложения к ним (формы №3, 4, 5, 6). В формах встроены механизмы расшифровки, позволяющие увидеть, из оборотов каких счетов сложился тот или иной показатель, а также функции проверки контрольных соотношений.
• Налоговая отчетность. Поддерживается формирование всех основных деклараций: по НДС, по налогу на прибыль, по имущественным налогам, декларации по УСН и другие.
• Сервис «1С-Отчетность». Система интегрирована с сервисом, который позволяет не только формировать, но и проверять, и отправлять всю отчетность в контролирующие органы (ФНС, СФР, ФСС, Росстат) напрямую из программы, без использования сторонних приложений. Это обеспечивает бесшовный и контролируемый процесс сдачи отчетности.

Вести учет в ERP или в отдельной системе?

Один из ключевых стратегических вопросов, который встает перед каждой компанией на этапе внедрения 1С:ERP, — это архитектура учета. Где будет «жить» регламентированный учет: внутри мощной, но сложной ERP-системы или в отдельной, привычной «1С:Бухгалтерии», связанной с ERP обменом данными? Универсального ответа нет. Выбор зависит от масштаба вашего бизнеса, сложности процессов, планов по развитию и готовности к компромиссам. Давайте разберем оба варианта.

Преимущества ведения учета в единой системе 1С:ERP

Этот подход предполагает, что все — от оперативного управления до сдачи баланса — происходит в одной информационной базе.

• Единое информационное пространство. Это главный и самый весомый плюс. Все сотрудники работают с одними и теми же данными. У финансового директора не возникает споров с коммерческим на тему «у кого правильные цифры по выручке». Данные прозрачны, а сверка управленческого и регламентированного учета максимально упрощена.
• Отсутствие обменов. Вам не нужно настраивать и поддерживать сложные обмены данными между системами. Это снижает количество потенциальных точек отказа, упрощает администрирование и, как правило, удешевляет стоимость владения системой в долгосрочной перспективе.
• Готовые решения для сложных задач. Многие сложные учетные задачи, вроде учета по ГОЗ или применения ФСБУ 25/2018, уже решены в типовом функционале ERP и тесно интегрированы с оперативным контуром.

Сложности и риски единой системы

Интеграция имеет и обратную сторону, которую необходимо трезво оценивать.

• Сложность обновлений. Это главный риск. Если ваша ERP-система сильно доработана под уникальные бизнес-процессы (например, в блоке производства или логистики), каждое обновление конфигурации превращается в отдельный мини-проект. Нужно переносить доработки, проводить длительное тестирование, чтобы убедиться, что законодательные изменения не «сломали» вашу кастомизацию. Это замедляет получение обновлений и увеличивает затраты.
• Зависимость контуров. Управленческий учет становится «заложником» правил регламентированного. Например, бухгалтерии для сдачи отчетности необходимо закрыть период, что может ограничить работу менеджеров по продажам с документами прошлого месяца. Любые изменения в методологии управленческого учета нужно проводить с оглядкой на то, как это повлияет на бухгалтерские данные.

Вариант ведения учета в разных конфигурациях: плюсы и минусы

Этот сценарий предполагает, что оперативная деятельность ведется в 1С:ERP, а регламентированный учет — в отдельной, типовой «1С:Бухгалтерии КОРП». Системы связаны настроенным обменом.

Плюсы:

Независимость и гибкость. Оперативный контур в ERP можно дорабатывать как угодно, не боясь затронуть регламентированный учет. А «1С:Бухгалтерия» остается типовой, что позволяет обновлять ее легко, быстро и дешево, оперативно получая все законодательные изменения.

Можно начать в любой момент. Запускать оперативный учет в ERP можно в любой удобный период, не дожидаясь начала нового календарного года.

Минусы:

Необходимость обмена данными. Это главная сложность. Нужно настроить и постоянно поддерживать корректный обмен. Возникают проблемы с «мэппингом» (сопоставлением) справочников, контролем полноты переноса данных и вечным вопросом «на чьей стороне ошибка?».

Дублирование данных и расхождения. Часть операций все равно придется дублировать. Например, для корректного расчета амортизации в управленческом учете в ERP все равно нужно вести учет основных средств, даже если основной учет ведется в «Бухгалтерии». Кроме того, из-за разных подходов к расчету себестоимости и разной аналитики данные в двух системах почти никогда не будут сходиться «копейка в копейку», что порождает проблему «двух версий правды».

Совет от IT-Rush: Правильный выбор архитектуры — это баланс между гибкостью и стоимостью владения. Для компаний с очень сложными, уникальными бизнес-процессами и высокими требованиями к кастомизации оперативного контура раздельная схема часто оказывается более жизнеспособной. Для предприятий, чьи процессы укладываются в типовой функционал ERP, единая база предпочтительнее.

Заключение

Регламентированный учет в 1С:ERP — это больше, чем просто инструмент для сдачи отчетности. Это идеология, в основе которой лежит принцип «однократный ввод — многократное использование данных», создающий единое и прозрачное информационное поле для всего бизнеса. Такой подход требует от бухгалтерии смены привычных методов работы и более глубокого понимания бизнес-процессов, но взамен компания получает беспрецедентный уровень контроля и достоверности финансовых данных.

Успех внедрения этого блока зависит не столько от технических настроек, сколько от готовности компании к перестройке процессов и понимания новой методологии. Ключевые факторы успеха — это детальная проработка архитектуры на старте, качественное обучение персонала и выстраивание четкого первичного документооборота.

Команда IT-Rush обладает многолетним опытом внедрения 1С:ERP для компаний разного масштаба в Москве и Московской области. Мы не просто настраиваем программу — мы помогаем вашему бизнесу адаптироваться к новым правилам, выстроить эффективные процессы и в полной мере использовать все преимущества интегрированной системы для достижения ваших стратегических целей.

Больше полезных статей:

• Принцип работы и особенности реализации системы CRM в 1С ERP;
• Обзор последнего релиза ЕРП — версия 2.5;
• Модули 1С:ERP: как расширить функциональность системы и адаптировать ее под ваш бизнес.
• Автоматизация финансовых задач с помощью платежного календаря в 1С.