Перенос данных в 1С 8.3

Задумываетесь о переносе учётных данных и переживаете о возможных накладках? Специалисты нередко сталкиваются с ситуацией, когда требуется аккуратно перенести внушительный пласт сведений из одной конфигурации 1С в другую. Неправильный подход при этом может обернуться потерей клиентских контактов, нарушением хронологии документов и риском финансовых санкций. Именно поэтому так важен грамотный подход к переносу данных 1с. Подскажем, как проделать это безопасно и без лишней головной боли.

Способы переноса данных

Перенести информацию в новую конфигурацию можно стандартным способом, то есть без использования специальных механизмов для их обработки, очень сложный процесс, занимающий много времени и ресурсов организации. Выбирая такой способ, стоит знать следующее:

• нужно изучить характеристики источника и приемника: откуда и куда будет происходить выгрузка и загрузка базы;
• следует учесть форматы программы-источника и программы-приемника, создать промежуточную форму, загружаемую и читаемую обеими утилитами;
• необходимо провести сортировку по конкретным признакам (например, виду оплаты, номенклатуре, начислениям и прочему);
• надо помнить, что при транспортировании некоторых видов данных (например, справочники, документацию о продажах) возможно их автоматическое форматирование.

Отдельные виды информации можно синхронизировать с программами, используя таблицы Excel. Но есть важная деталь, требующая учёта, — это наименование, которое должно быть также синхронизировано.

Часто случается так, что необходимо пользоваться синхронизацией базы данных между одними и теми же конфигурациями программного продукта. Например, на предприятии применяется «1С Бухгалтерия» и необходимо осуществить перенос данных в 1С УНФ (Управление нашей фирмой) или другие продукты (БП, ЗУП, КА, УНФ, Розница, УПП, ERP), использование которых требует частой синхронизации между аналогичными конфигурациями.

Какие данные можно переносить

Не существует строгих ограничений на то, какие именно объекты информационной базы подлежат миграции. Если пользователю необходимо перенести только справочники (например, контрагентов, номенклатуру, пользователей и т.д.), можно ограничиться краткой выгрузкой. Но если возникает необходимость полной миграции, то допустимо копировать любую комбинацию объектов, начиная от документов (реализации, счета, платежные поручения) и заканчивая самими настройками учёта.

При этом, если конфигурации идентичны, переносить данные гораздо легче: структура метаданных схожа, да и сами объекты, как правило, уже “узнаются” программой 1С. Но если речь о существенно разных конфигурациях, может потребоваться инструмент для программистов – «Конвертация данных» или использование внешних обработок, которые выполняют конвертация и преобразование каждой сущности. Это позволит не только перенести, но и корректно отразить нужную информацию в базе-приёмнике.

Не лишним будет обращать внимание на такие категории:

• Справочники: контрагенты, организации, товары, банки, счета и прочее.
• Документы: поступления, реализации, приказы, взаиморасчёты, бухгалтерские операции.
• Регистры накопления и бухгалтерии: остатки по счетам, движения по складам, оборотные ведомости.

Однако, прежде чем переносить массив данных, необходимо учитывать версию релиза каждой базы. Программа 1С позволяет легко синхронизация релизов, но, если, к примеру, одна конфигурация слишком старая, а другая – нового поколения, то можно столкнуться с несовместимыми объектами.

Выгрузка данных из 1С 8.3 в xml

В большинстве случаев перенос данных в 1с 8.3 осуществляется через стандартную обработку “Выгрузка и загрузка данных XML”. Ниже представлена пошаговая инструкция, которая позволит выполнить перенос файловый с минимальным риском. При этом заранее делают резервное копирование, поскольку любое вмешательство в базу может приводить к необратимым изменениям.

Подготовка и открытие обработки:

• Найти во внутреннем хранилище или на диске обработки специальный файл (например, ВыгрузкаЗагрузкаXML.epf для 1С 8.3).
• Запустить базу-источник (ту, откуда планируется выгрузка). Перейти в меню «Файл» – «Открыть» и выбрать нужный файл обработки.
• После запуска обработки на экране появится таблица доступных для экспорта объектов.

Настройка выгрузки:

• В колонке “Данные объектов” программа перечислит, что можно выгрузить. Нужно поставить флажки там, где требуется перенести. При этом рекомендуется нажать «Определить данные, выгружаемые по ссылке».
• Этот шаг помогает программе дополнительно выявить взаимосвязанные справочники и документы. Если пользователь пытается выгрузить, скажем, справочник «Номенклатура», система подскажет, что для корректной загрузки могут потребоваться единицы измерения или другие связанные регистры.

В отдельных случаях пользователь может уточнить необходимость выгрузить определённые поля. К примеру, при выгрузке справочника «Контрагенты» желательно выгрузить также «Банковские счета» и «Договоры», дабы информация не оказалась пустой в новой базе.

Выбор способа записи файла:

• Система предлагает два варианта: «На клиентский компьютер» (файл сохраняется локально) и «В файл на сервере» (файл размещается на сервере).
• Если стоит галочка “Выгружать в формате FastInfoSet”, то итоговый файл получает расширение .fi (или .finf). Это альтернативный способ хранения xml: он уменьшает объём и ускоряет импорт, но при этом требует, чтобы база-приёмник тоже умела этот формат читать (обычно 1С 8.3 читает без проблем).

Запуск выгрузки и сохранение файла:

• Когда параметры заданы, пользователь нажимает кнопку «Выгрузить». 1С собирает данные и формирует xml или .fi файл.
• По завершении система предложит открыть файл или сохранить его в выбранном месте. Вариант «Сохранить» предпочтителен: указывается папка, к примеру, «C:\Export1C\».
• На этом этапе выгрузка завершена, и в указанной директории появляется нужный файл. Его и следует использовать для дальнейшего импорта.

Важно отметить, что перенос данных в 1С Бухгалтерии возможен в том же релизе, в том же формате. Если версии программ различаются, тогда программисты задействуют «Конвертация данных» или конвертор для преобразования структуры. Но при одинаковой конфигурации перенос учётный обычно предельно прост.

Частичная (неполная) выгрузка в файл

Иногда не требуется выгружать полную информацию, а только часть сведений. Например, актуальные остатки или узкий перечень справочников. Методы «Выгрузки и загрузки XML» позволяют настроить такой выбор. Далее – примерная последовательность действий, берущая в расчёт универсальный сценарий:

Всегда рекомендуется сделать резерв базы, если вдруг понадобится откатиться. Если переносить предстоит только справочник «Банки и банковские счета», можно ограничить выгрузку именно ими.

Запуск помощника для выгрузки:

• Пользователь может открыть раздел «Сервис» – «Дополнительные возможности» (либо иной пункт в зависимости от версии). Найти там «Универсальная выгрузка данных» или задействовать уже упомянутую внешнюю обработку.
• Указать файл правил конвертации (если используется 1С:Бухгалтерия 7.7, могут быть правила Acc_Acc8.xml и так далее – это зависит от миграции конкретной старой конфигурации).
• В поле «Имя файла данных» прописывается путь, куда сохраняется экспортированный .xml.

Указание периода выгрузки:

• Если требуется перенести остатки на начало года, указывают соответствующие даты начала и окончания (часто совпадают, например, 01.01.2024).
• Если необходимо выгрузить документы за определённый месяц, выставляют соответствующий диапазон.
• Выбирать стоит только те объекты или периоды, которые важны. Так, при выгрузке за неполный квартал не нужно брать лишние документы по другим месяцам. Это позволит сэкономить время и уменьшить размер файла.

Отбор объектов для выгрузки:

• В разделе «Правила выгрузки данных» обычно содержится список справочников и документов, подлежащих переносу. Если надо лишь «Банковские счета» и «Банки», отключают остальные поля, чтобы не загружать лишнюю информацию.
• При необходимости включают синхронизация с другими справочниками, если они нужны для корректного связывания данных.

Завершающий этап: нажать «Выгрузить», после чего программа формирует .xml (либо .fi) файл, сохраняемый в выбранном месте.

Таким образом, можно сделать перенос данных 1с из одной базы в другую не полностью, а только частями. Это полезно, когда база-источник содержит устаревшие сведения, ненужные элементы или персональные данные, которые не следует открывать в новом месте.

Загрузка данных из xml файла в базу 1С 8.3

Когда сформированный файл уже лежит на диске, нужно осуществить импорт в базу-приёмник. Для переноса данных в 1с 8.3 обычно пользуются тем же инструментом, что и для выгрузки – обработкой «Выгрузка и загрузка данных XML».

Открыть базу-приёмник:

• Закрыть базу-источник, чтобы никто в ней не работал (если перенос делается в часы, когда сотрудники свободны).
• Запустить нужную базу (например, 1С:Бухгалтерия 3.0 или любую другую конфигурацию, которая идентична исходной).

Да! Никто не любит утрачивать данные, поэтому делается резервная копия и базы-приёмника: в случае, если импорт пойдёт не так, всегда будет возможность вернуться к исходному состоянию.

Запуск обработки «Выгрузка и загрузка данных XML»:

• Перейти в меню «Файл» – «Открыть» и выбрать тот же epf-файл, что использовался ранее, либо использовать иной, если он называется по-другому.
• В форме обработки перейти на вкладку «Загрузка» (или нажать кнопку «Загрузить данные»).

Выбор файла:

• В появившемся окне указывается путь к уже готовому xml-файлу (или .fi, если выгружали в FastInfoSet).
• Программа автоматически подгрузит структуру и приступит к считыванию. Если конфигурации совпадают, никаких дополнительных вопросов обычно не возникает.

Загрузка и проверка совместимости:

• Как правило, обработка автоматически идентифицирует выгруженные объекты (справочники, документы) и переносит их в базу-приёмник.
• В случае обнаружения нестыковок 1С может выдать предупреждения (например, если в приёмной базе нет нужных реквизитов). При массовом переносе ошибок может быть несколько, и их придётся решить вручную (уточнить перенос конфигурации или задать необходимые соответствия).

По завершении 1С сообщит об успехе или о перечне ошибок. Если процесс прошёл гладко, можно проверить содержимое справочников: «Контрагенты», «Организации», «Номенклатура» и т.д. Также при необходимости проверяют правильность переноса документов, остатков и связанных регистров.

Пример: если загрузились «Контрагенты» с их банковскими счетами, то в карточке каждого контрагента должно отражать корректное наименование и номер счёта. То же самое проверяют с договорами. Если всплывает <Объект не найден>, значит данные в ходе копирования пропустили, и, возможно, их следует догрузить заново.

Проверка данных после переноса

По окончании автоматический перенос или частичный перенос (в зависимости от выбранного сценария) далеко не всегда гарантирует 100% совпадение позиций. Грамотный пользователь всегда тратит некоторое время на сведение цифр и финальную верификацию. Есть несколько подходов, чтобы убедиться, что информация перешла в полном объёме:

• Сопоставление остатков. При переносе остатков, если требуется перенести остаток по счетам бухгалтерского учёта, стоит сформировать оборотно-сальдовую ведомость в старой базе и сравнить её со схожим отчётом в новой базе на ту же дату.
• Сравнение количества документов. Проверяют, совпадает ли число выгруженных и загруженных документов, например, реализаций или приходных накладных.
• Точечная выборка. Открывают несколько справочников вручную: номенклатура, контрагенты, склады, счета. Смотрят, корректно ли перенесли нужные реквизиты (ИНН, наименования, банковские данные).
• Проверка табличных частей. В документах могут быть заполнены таблицы (например, позиции товаров, суммы). Если что-то пошло не так, возможно, придётся повторить импорт либо дополнительно настроить соответствие реквизитов.

Если информация выглядит корректно, значит процесс прошёл гладко, и перенос данных в 1С Бухгалтерию выполнен корректно. Но если были обнаружены расхождения, иногда проще воспользоваться дополнительными обработками, или же, при сложных случаях, обратиться к программисту для тонкой настройки правил обмена.

Заключение

Любой перенос данных в 1с 8.3 требует тщательного планирования. Резервное копирование – первый шаг, позволяющий защитить базу от потерь. После этого выбирается способ переноса файловый: либо полная, либо выборочная выгрузка. Сопроводительный инструментарий, такой как универсальная обработка “Выгрузка и загрузка данных XML” или перенос конфигурации, даёт достаточно гибкости для большинства типовых задач.

Когда конфигурации идентичны, процедура «идёт как по маслу»: инфа переносится целиком, а потом остаётся лишь провести проверку, убедиться, что ничего не потерялось. Если конфигурации разные, то задействуют сложные инструменты (конвертор, конфигуратор, конвертация и другие). Эти шаги помогают обойти несовместимость структур и выполнить полноценный импорт.

Из чего состоит услуга

Перенос данных в 1С 8.3 или другие программные продукты состоят из ряда сопутствующих этапов, среди которых можно выделить следующие:

• Определение требований и потребностей сферы предпринимательской деятельности организации.
• Анализ всех составляющих системы «источник — приемник».
• Создание, настраивание под конкретные требования и запуск механизма транспортировки информации из баз в тестовом режиме.
• Оценка результатов тестового переноса.
• Установка протестированного механизма для рабочей базы.
• Проверка работы механизма в рабочем режиме.

От правильности действий при конвертировании данных зависит последующее функционирование всей системы в дальнейшем. Важно уделить внимание специальным потребностям каждого вида деятельности, чтобы в дальнейшем организовать комфортную работу.

Какой бы из способов ни использовался при работе на объекте, необходимо учитывать особенности сферы его деятельности. Не стоит браться за настройку синхронизации, конвертации, администрирование или перенос данных между идентичными конфигурациями баз 1С УТ, БП, ЗУП, КА, УНФ, Розница, УПП, ERP, если нет необходимых знаний в этой области, а лучше доверить ведение процесса специалистам IT RUSH.

Связаться с нами можно по телефону или заполнить заявку, нажав на кнопку «Связаться с нами». Сотрудники IT RUSH подбирают индивидуальный подход к каждому клиенту и комплексно подходят к решению проблем.

Часто задаваемые вопросы

Нам доверяют: