Штатное расписание является обязательным кадровым документом организационно-распорядительного характера. Он нужен как надзорным органам, так и самой организации, ведь именно по данному документу руководитель может оценивать укомплектованность предприятия необходимым персоналом (при необходимости нанимать новых сотрудников), смотреть и планировать оклады и пр. За отсутствие штатного расписания контролирующие органы могут выписать штраф.
Рассматриваемый документ кадрового учета отражает полную структуру организации, количество сотрудников, их трудовой оклад, регулярные выплаты и пр. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-3, которая была введена еще в 2004 году. Организация может добавлять дополнительные поля, но вот сокращать и удалять их запрещено.
Выглядит штатное расписание следующим образом (пример):
Для чего нужно расписание
Рассматриваемый документ в первую очередь нужен надзорным органам во время проверок. Если вы не сможете предъявить контролирующему лицу штатное расписание, то есть риск получить штраф за нарушение условий труда.
Также документ нужен самой компании. С его помощью можно:
- отслеживать организационную структуру компании;
- закреплять численность сотрудников на каждой должности;
- устанавливать размеры оплаты труда и дополнительных выплат (регулярных);
- отслеживать появление вакантных должностей. Благодаря этому отдел кадров может эффективно и своевременно нанимать новых работников.
Важно: если при составлении штатного расписания в 1C «Бухгалтерия» 8.3 вы указали надбавку какому-то определенному сотруднику, то эти выплаты должны осуществляться регулярно. А если выплата нерегулярная (например, в этом месяце вы выплатили, а в следующем — нет), то ее нельзя включать в штатное расписание.
Как сделать штатное расписание в 1С «Бухгалтерия» 8.3
Если вы пользуетесь программой 1C «Зарплата и Управление Персоналом», то для вас уже будет доступна готовая форма создания штатного расписания.
Если же вы используете программу 1C «Бухгалтерия» 8.3, то у вас нет возможности создать рассматриваемый документ прямо внутри ПО. В этом случае вам придется формировать расписание в Excel, а данные брать непосредственно из 1C «Бухгалтерия» 8.3, а именно из раздела «Зарплата и кадры».
Если при запуске программы вы выбираете вариант «Юридическое лицо», то в основной панели у вас автоматически появится раздел «Зарплата и кадры». А вот при выборе варианта «Индивидуальный предприниматель» такого раздела нет. Чтобы он там появился, необходимо выполнить следующее:
- Перейти в главное меню.
- Выбрать анкету «Функциональность».
- Отметить галочкой строку «Сотрудники».
Если вы все сделали правильно, то на главной странице программы у вас будет стоять раздел «Зарплата и кадры». В нем и сформируем отчет «Штатные сотрудники» , который будет использоваться для создания штатного расписания в Excel.
Как сформировать отчет
В первую очередь заходим в раздел «Зарплата и кадры», который мы только что создали. Далее порядок действий следующий:
- Выбираем пункт «Отчеты по кадрам». В этом разделе находятся все доступные на данный момент отчеты: таблицы учета рабочего времени, согласие сотрудников на обработку данных и пр. Нам нужен только отчет «Штатные сотрудники». Нажимаем на соответствующую ссылку.
- В следующем окне выбираем организацию (если их у вас несколько), а далее указываем дату, на которую нужно создать отчет по кадрам.
- Нажимаем кнопку «Сформировать».
После выполнения этих действий перед нами будет таблица. Это пока еще сырой отчет, который не подходит для создания штатного расписания. Чтобы привести все в норму, проводим следующие операции:
- Переходим в настройки.
- В пункте «Вид» выбираем вариант «Расширенный».
- Переходим во вкладку «Отборы», где отмечаем галочкой 3 пункта: «Организация», «подразделения» и «Должность». Обязательно снимаем отметку с пунктов «И» и «ИЛИ».
- Переходим во вкладку «Поля и сортировки», в открывшемся списке отмечаем галочкой только следующие пункты: «Подразделение», «Сотрудник», «Должность», «Ставка», «Дата начала работы», и «Дата увольнения». При этом не забудьте убрать отметки с других пунктов, вроде «Дата рождения», «Рабочий телефон» и пр. — вся эта информация не нужна для штатного расписания.
- После выполнения необходимых настроек нажимаем кнопку «Закрыть и оформить». На этом процесс создания отчета заканчивается. Вам остается только выгрузить его на Excel. Можно еще вручную перенести данные из отчета в готовую форму штатного расписания.
Таким образом, создание штатного расписания в 1C «Бухгалтерия» 8.3 — не такое уж и сложное дело. Во всем этом можно разобраться самостоятельно. Однако начинающие очень часто допускают ошибки в формировании документа, из-за чего потом контролирующие органы могут вынести предупреждение. Чтобы избежать таких последствий, рекомендуем обращаться к профессионалам по 1C.
