Ведение документооборота — ключевой элемент успешной деятельности. Каждый раз, когда компания предоставляет услуги или выполняет определенные работы, она должна не только правильно их оформить, но и подтвердить выполнение своих обязательств перед клиентом.
Акт выполненных работ или УПД становится залогом понимания и доверия между контрагентами, являясь официальным подтверждением отсутствия претензий и полного удовлетворения сторон. Но знаете ли вы, что в программе 1С 8.3 Бухгалтерия существует аж два способа создания такого важного документа? Да-да, и каждый из них имеет свои особенности.
Акт выполненных работ в 1с: 2 метода оформления
Для успешного ведения бизнеса любое выполнение работ или предоставление услуг должно быть надлежащим образом оформлено и подтверждено. Акт выполненных работ или услуг – это официальный документ, в котором обе стороны, оказавший услугу и получивший её, ставят свои подписи в знак подтверждения качества и объема выполненных работ.
Программа 1С 8.3 Бухгалтерия предоставляет пользователю два основных метода оформления акта:
- Документ «Реализация (акты, накладные)»: Этот метод подходит для компаний, которые предоставляют одну или несколько услуг конкретному клиенту. Такой подход идеален, если вы одновременно предоставляете услугу и отгружаете товар, объединив все операции в одном документе.
- Документ «Оказание услуг»: Этот способ рекомендуется для бизнесов, где одна и та же услуга предоставляется сразу нескольким клиентам. Прекрасный пример – арендодатели, которые ежемесячно предоставляют акты своим арендаторам, подтверждающие факт предоставления услуг.
Важно отметить, что печатные формы актов в системе 1С будут одинаковыми, также как и проводки. Отличие заключается только в деталях и технике оформления документов. Поэтому выбор метода зависит от специфики работы компании, и каждый бизнес-субъект может выбрать наиболее подходящий для себя вариант, исходя из своих потребностей и особенностей ведения дел.
Делаем акт операцией «Реализация»
Перейдите в программе 1С в раздел «Продажи». Здесь найдите и кликните по ссылке «Реализация…», что позволит вам увидеть ранее совершенные операции.
Далее, в открывшемся окне, активируйте кнопку «Реализация». Вам будут предложены два основных варианта:
- Услуги (акт): выберите этот пункт, если ваша задача – оформить акт оказания работы или услуг.
- Товары, услуги, комиссия: это идеальный вариант, если вам нужно оформить услуги вместе с товарами в одном документе. Например, когда отгрузка товара сопровождается услугой доставки.
Оформление через «Реализация услуг: акт»
Если вы решили оформить через «Услуги (акт)», перед вами появится специализированная форма для заполнения. Заполните основную информацию:
- Организацию-исполнителя
- Покупателя (заказчика)
- Соглашение или договор с заказчиком
Для детализации услуги кликните по кнопке «Добавить» и укажите следующие детали:
- Вид услуги (номенклатуру)
- Стоимость услуги
- Счета учета и группу номенклатуры
При этом, программа 1С автоматически выставит необходимые счета учета и налогообложения. После всех действий для создания счета-фактуры выберите опцию «Выписать счет-фактуру».
Оформление через «Реализация: Товары, услуги, комиссия»
При выборе данного варианта вам будет предоставлена отдельная форма. Укажите:
- Организацию-исполнителя
- Покупателя
- Договор с заказчиком
- Склад для отгрузки товара (если необходимо)
Во вкладке «Товары» произведите необходимые действия для отгрузки товаров, согласно инструкциям из других материалов. Во вкладке «Услуги», заполните такие же поля, как и в предыдущем пункте, после чего программа автоматически проставит необходимые счета учета.
Завершите действия кнопкой «Выписать счет-фактуру».
Завершающие этапы
После заполнения всех данных сохраните документ, выбрав «Записать», а затем «Провести». Для печати необходимых документов просто нажмите кнопку «Печать». В зависимости от вашего выбора, программа может предложить разные варианты комплекта документов: стандартные товарные накладные, акты с услугами или универсальные передаточные документы.
В 1С 8.3 Бухгалтерия реализована возможность одновременной печати нескольких документов – для этого выберите «Комплект документов» и укажите необходимые формы для печати.
Оформляем при помощи функции «Предоставление услуг»
Этот метод особенно ценится теми, кто часто сталкивается с массовым оформлением услуг, таким как аренда помещений.
Для начала работы с функцией перейдите в меню «Продажи». Откройте раздел «Оказание услуг». Здесь вы увидите список ранее созданных операций.
Создание новой операции
Нажмите на кнопку «Создать». Откроется интерфейс для составления акта выполненных работ в программе 1С 8.3. Заполните следующие поля формы:
- Организация, которая предоставляет услугу.
- Вид расчетов, который был определен в договоре. Этот параметр позволяет вести учет расчетов с покупателями в разрезе различных услуг.
- Номенклатура оказываемой услуги.
Вкладка «Контрагенты»
Здесь вам предстоит указать данные о покупателях. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Добавить». Укажите:
- Контрагентов, которым предоставляется услуга.
- Соответствующие договоры.
- Цену услуги или работы.
Вкладка «Счета-фактуры»
Перейдите на эту вкладку и активируйте функцию «Отметить все». Теперь каждому из контрагентов будет автоматически выставлен счет-фактура.
Вкладка «Счета учета»
По умолчанию здесь уже проставлены стандартные счета для услуг. Вам остается выбрать подходящую номенклатурную группу.
Завершение оформления
После того как все данные введены, сохраните акт, воспользовавшись кнопками «Записать» и «Провести». Для того чтобы распечатать необходимые документы для всех контрагентов, кликните по кнопке «Печать» и выберите требуемый тип первичного документа: акт, счет-фактура или УПД.
Правильное и своевременное документирование операций не только упорядочивает взаимоотношения между сторонами, но и служит залогом прозрачности и надежности всех процессов. Особенно это касается актов выполненных работ и УПД — ключевых документов, подтверждающих выполнение условий договора и гарантирующих отсутствие претензий от контрагентов.
Благодаря системе 1С 8.3 Бухгалтерия процесс создания таких актов становится максимально оптимизированным и эффективным, позволяя специалистам концентрироваться на других важных задачах предприятия. Надеемся, что наша инструкция помогла вам освоить все нюансы этого процесса, и теперь вы с уверенностью сможете применять знания на практике.