it_admin, Автор в IT-RUSH

Перенос данных 1С ЗУП

11.06.2024

Любая организация, активно растущая и развивающаяся, в определённый момент сталкивается с крайней необходимостью более гибкого и функционального решения для ведения расчётов зарплаты и управления персоналом.

Вначале часто используется стандартный конфиг «1С:Бухгалтерия предприятия» (ред. 3.0), где ведётся и бухгалтерский, и кадровый учёт одновременно. Но при увеличении штата (например, свыше шестидесяти сотрудников) компания начинает испытывать нехватку инструментов для эффективного управления, расчёта зарплаты и различных начислений. Тогда оптимальным вариантом становится выбор софта «1С:ЗУП» (ред. 3.1).

Чтобы упростить переход, предусмотрен перенос из одной программы в другую. При этом важна не только корректная синхронизация информации, но и тщательная проверка после окончания обмена с внесением необходимых корректировок.

Рассмотрим процесс переноса из «1С:БП» 3.0 в «1С:ЗУП» 3.1, разберём основные вопросов, связанные с технической стороной процесса, а также дальнейшей корректировки показателей. А еще узнаем, как осуществляется перенос между разными редакциями ЗУП (рекомендованный и полный варианты), чтобы бухгалтер или специалист по кадрам нашёл здесь всю необходимую информацию и не искал ответы в сети.

Что можно переносить

При переносе данных из «1С:Бухгалтерия предприятия» (далее – «1С:БП») 3.0 в «1С:ЗУП» 3.1 выгружается несколько основных групп сведений, связанных с кадрами и начислениями. К ним относятся документы:

Кадровые (приём, перевод (переход), увольнение).
Расчётные (отпуск, включая и без сохранения з/п, больничные, начисление зарплаты и страховых взносов).
Выплат (ведомости в кассу и банк).
Прочие и справочники (информация по налоговым вычетам, «Начисления» и «Удержания»).

Важно то, что синхронизация нужных данных может проводиться в любой удобный для организации период. Но если в ближайшее время нужно сдавать отчётность (например, по НДФЛ), переход лучше перенести на более поздний срок: при переносе возможны ошибки, которые потребуют корректировок и, соответственно, времени на их внесение.

Что следует учесть

При переносе информации из одной базы в другую, предстоит пройти следующие этапы:

Определение необходимых данных для переноса: При анализе требуется определить категории данных, подлежащие переносу.
Выбор оптимальной даты для переноса: Рекомендуется тщательно выбрать дату для проведения переноса данных. Следует учесть необходимость дополнительного времени для корректировки перенесенных данных, особенно с учетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
Технический процесс: Для успешного переноса данных рекомендуется использовать помощник, предоставляемый программным обеспечением 1С.
Пост проверка перенесенной информации: Рекомендуется тщательно проверить список и настройки начислений, а также правильность отражения налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Технический перенос

В главном конфигурационном файле «1С:ЗУП» предусмотрен типовой механизм обмена с другими решениями данного разработчика. В частности, прямо из программы можно инициировать перенос из «1С:БП». Существует два основных способа:

напрямую из информационной БД;
с использованием файлов.

Ниже представлена инструкция по каждому варианту.

Загрузка из информационной базы

В программе «1С:ЗУП» нужно открыть стандартный помощник переноса. При первом запуске новой базы «1С:ЗУП» система предложит выполнить начальные настройки и выбрать, откуда будет выгружаться информация. Из списка конфигураций указать «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Затем следует выбрать способ «Загрузка из информационной базы» и нажать «Далее».

В появившемся окне указать саму базу 1С:БП. И если:

в ней есть user и password, ввести эти данные;
пользователей нет, оставить поля пустыми;

Затем нужно дождаться установления соединения, после чего помощник предложит начать загрузку. Нужно нажать на кнопку загрузки данных. По завершении появляется сообщение об успешно выполненной загрузке. Можно переходить к проверке и корректировке.

Загрузка с использованием файлов

Алгоритм действий такой:

В новом помощнике в «1С:ЗУП» выбрать «Загрузка из файлов».
Нажать «Получить помощник выгрузки». Система скачает специальный файл.
Перейти в БД «1С:БП», открыть меню «Сервис и настройки» – «Файл» – «Открыть» и запустить помощника.
Указать папку (лучше создать новую), куда будут выгружены файлы.
Нажать на выполнение выгрузки, по окончании которой в выбранной папке появятся файлы с данными.
Снова перейти в «1С:ЗУП», чтобы нажать «Загрузка из файлов». Указать ту же папку, где лежат выгруженные документы, и нажать «Загрузить».
Дождаться сообщения о завершении процесса и приступить к проверке созданной базы.

Таким образом, техническая часть обмена данными довольно проста: нужно следовать указаниям стандартного помощника, который встроен в софт «1С:ЗУП». Важно тщательно проверить данные после переноса, так как механизмы расчёта зарплаты, удержаний и начислений в двух конфигурациях устроены по-разному.

Что проверять

После всех работ необходимо тщательно проверить корректность переноса. Даже если сам процесс загрузки прошёл без ошибок, важно убедиться, что все сведения, начисления, удержания и документы отразились в новой базе верно. Допущенные ошибки могут привести к проблемам с расчётом заработной платы, неверному удержанию налогов, неточностям в отчётности, что чревато санкциями со стороны контролирующих органов.

Проверка списка начислений и удержаний

Если в 1С:БП использовалось только стандартное начисление «Оклад», то обычно перенос проходит без проблем. Но если применялись доп. выплаты, необходимо детально сверить их соответствие:

Ежемесячные премии – должны корректно перенестись с аналогичной категорией начислений.
Премии за квартал и год – часто требуют ручной проверки, так как в 1С:БП они могли быть отражены одной статьёй, а в 1С:ЗУП они могут разбиться на несколько видов начислений.
Доплаты, надбавки – необходимо проверить, что они отражены в 1С:ЗУП с корректными параметрами.
Удержания – алименты, штрафы, добровольные вычеты должны быть проверены отдельно в справочнике удержаний, так как в некоторых случаях они могут переноситься с некорректными настройками.

Правильное отражение НДФЛ

При переносе начислений возможны ошибки в назначении категорий дохода, что влияет на правильность удержания НДФЛ. Особенно это касается премий.

Частая ошибка: премии могут попасть в категорию «Прочие доходы от трудовой деятельности», что приведёт к неправильному удержанию НДФЛ. В этом случае налог будет удержан в момент выплаты, а не в момент начисления.

Документы «Увольнение» и «Больничный»

Бывает, что суммы оклада и компенсации отпуска разбиваются по разным месяцам в аналитических отчётах, но при этом общий результат по НДФЛ остаётся корректным, если внимательно проверить даты. Для больничных листов нужно убедиться, что данные о прошлом заработке сотрудника (у нового работника, пришедшего с другого места работы) корректно отображаются в «1С:ЗУП». Часто итоговые суммы переносились, но детализация, необходимая для последующих расчётов, может отсутствовать.

Сравнение расчётов на конкретных примерах

Чтобы удостовериться в правильности переноса, специалисты нередко проводят тест: в «1С:БП» заносят данные по двум-трем сотрудникам (начисляют зарплату, оформляют отпуск или больничный), а потом то же самое делают уже в «1С:ЗУП». Сравнение результатов помогает оперативно выявить разночтения.

Из распространённых ошибок, можно выделить следующие:

Назначения премии в «1С:БП» без использования автоматических механизмов могут неверно отобразиться в «1С:ЗУП», где они назначаются кадровыми документами.
Неправильная категория дохода для ежемесячных поощрений создаёт ошибки в отчётах по НДФЛ.
При формировании нового больничного после переноса не отображаются заработки предыдущих страхователей, так как в «1С:ЗУП» требуется отдельное заполнение справки о прошлых местах работы.

Если в результате проверки обнаруживаются ошибки в отражении зарплаты или неточности в расчётах, нужно их устранить (внести правки в настройки начислений, повторно рассчитать зарплату, перепровести документы).

Перенос между разными редакциями ЗУП

Вопрос актуален не только для перехода с «1С:БП» 3.0, но и при обновлении самой конфигурации «ЗУП» (например, с редакции 2.5 на редакцию 3.1). Перенос данных в данном случае также делается с помощью помощника. При этом существует два основных варианта:

Полный перенос

Этот вариант (иногда называют «старым») предполагает перенос кадровой истории и расчётных документов за выбранный период. И в новой конфигурации будут доступны приёмы, переводы, увольнения, начисления и удержания, а также полный анализ НДФЛ и взносов за предыдущие годы.

Особенности метода:

Сохранение возможности формировать любую отчётность за предшествующие периоды уже в новой базе «1С:ЗУП» (ред. 3.1).
Процесс занимает больше времени и повышает риск переноса ошибочных настроек либо «лишних» видов начислений.

Выбор конкретного варианта зависит от целей и текущего состояния учёта. Если нужно быстро начать работу в новой редакции «1С:ЗУП» и не нужно часто смотреть старые документы, обычно выбирают рекомендованный перенос. Если же критично хранение истории в одной базе, отдают предпочтение полному варианту.

Заключение

При 1С ЗУП 8.3 перенос данных из «1С:БП» 3.0, а также при переходе между разными редакциями «Зарплата и управление персоналом» главный этап – не сам технический процесс выгрузки и загрузки (он относительно прост благодаря типовым инструментам), а именно детальная проверка данных после переноса. Следует внимательно изучить, как новая БД отразила премии, отпускные. А еще – больничные, удержания, исполнительные листы и НДФЛ. Без тщательного контроля здесь часто остаются расхождения по датам.

Особого внимания заслуживают:

Настройка видов начислений в «1С:ЗУП» (нестандартных – премии, дополнительные выплаты).
Корректное заполнение справочников и реквизитов, необходимых для расчёта пособий, отпусков, среднего заработка.
Сводная проверка расчётных документов и сравнительный анализ итоговых сумм в старой и новой базе.

Когда показатели сходятся, значит перенос завершён успешно. Если же в ходе проверки выявляются несоответствия, придётся внести правки вручную (изменить назначение начисления, пересчитать НДФЛ, перепровести документы и т. п.).

Главная цель такого подхода – избежать ошибок, которые могут повлиять на корректность сдачи отчётности и расчёты с сотрудниками. При необходимости рекомендуется обратиться за помощью к специалистам, обладающим достаточным опытом по переносу данных, – если конфигурация не типовая или есть ряд специфических видов начислений и удержаний.

Таким образом, 1С ЗУП перенос данных – это комплексный процесс, связанный с подготовкой, выгрузкой и дальнейшей корректировкой показателей. Выполнив работу аккуратно и проверив данных после переноса, компания получает полноценную базу «1С:Зарплата и управление персоналом», готовую к дальнейшему росту и автоматизации процессов, а также к удобной работе в рамках зарплаты и управления персоналом.

Почему лучше обратиться за услугой в IT-RUSH

Квалифицированная помощь: служба поддержки 1С в компании IT-RUSH обладает необходимыми знаниями и опытом работы с программными продуктами 1С.
Предотвращение потери данных из базы: перенос информации — это сложный процесс, и неправильные действия часто приводят к потере информации. У технических сотрудников Айти-раш есть все необходимые знания и инструменты для минимизации риска потери.
Актуальная информация и обновления: компания IT-RUSH предоставляет доступ к актуальной информации и обновлениям, связанным с переносом, а также последующим сопровождением. Предоставляются необходимые инструкции, руководства и ресурсы, чтобы облегчить процесс переноса и обеспечить соответствие последним требованиям и рекомендациям.

Обращение к IT-RUSH при переносе данных 1С ЗУП поможет справиться с возникающими сложностями, обеспечить безопасность и точность переноса, а также получить профессиональную помощь и поддержку во время процесса и после его окончания.