Любая организация, активно растущая и развивающаяся, в определённый момент сталкивается с крайней необходимостью более гибкого и функционального решения для ведения расчётов зарплаты и управления персоналом.
Вначале часто используется стандартный конфиг «1С:Бухгалтерия предприятия» (ред. 3.0), где ведётся и бухгалтерский, и кадровый учёт одновременно. Но при увеличении штата (например, свыше шестидесяти сотрудников) компания начинает испытывать нехватку инструментов для эффективного управления, расчёта зарплаты и различных начислений. Тогда оптимальным вариантом становится выбор софта «1С:ЗУП» (ред. 3.1).
Чтобы упростить переход, предусмотрен перенос из одной программы в другую. При этом важна не только корректная синхронизация информации, но и тщательная проверка после окончания обмена с внесением необходимых корректировок.
Рассмотрим процесс переноса из «1С:БП» 3.0 в «1С:ЗУП» 3.1, разберём основные вопросов, связанные с технической стороной процесса, а также дальнейшей корректировки показателей. А еще узнаем, как осуществляется перенос между разными редакциями ЗУП (рекомендованный и полный варианты), чтобы бухгалтер или специалист по кадрам нашёл здесь всю необходимую информацию и не искал ответы в сети.
Что можно переносить
При переносе данных из «1С:Бухгалтерия предприятия» (далее – «1С:БП») 3.0 в «1С:ЗУП» 3.1 выгружается несколько основных групп сведений, связанных с кадрами и начислениями. К ним относятся документы:
- Кадровые (приём, перевод (переход), увольнение).
- Расчётные (отпуск, включая и без сохранения з/п, больничные, начисление зарплаты и страховых взносов).
- Выплат (ведомости в кассу и банк).
- Прочие и справочники (информация по налоговым вычетам, «Начисления» и «Удержания»).
Важно то, что синхронизация нужных данных может проводиться в любой удобный для организации период. Но если в ближайшее время нужно сдавать отчётность (например, по НДФЛ), переход лучше перенести на более поздний срок: при переносе возможны ошибки, которые потребуют корректировок и, соответственно, времени на их внесение.
Что следует учесть
При переносе информации из одной базы в другую, предстоит пройти следующие этапы:
- Определение необходимых данных для переноса: При анализе требуется определить категории данных, подлежащие переносу.
- Выбор оптимальной даты для переноса: Рекомендуется тщательно выбрать дату для проведения переноса данных. Следует учесть необходимость дополнительного времени для корректировки перенесенных данных, особенно с учетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
- Технический процесс: Для успешного переноса данных рекомендуется использовать помощник, предоставляемый программным обеспечением 1С.
- Пост проверка перенесенной информации: Рекомендуется тщательно проверить список и настройки начислений, а также правильность отражения налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
Технический перенос
В главном конфигурационном файле «1С:ЗУП» предусмотрен типовой механизм обмена с другими решениями данного разработчика. В частности, прямо из программы можно инициировать перенос из «1С:БП». Существует два основных способа:
- напрямую из информационной БД;
- с использованием файлов.
Ниже представлена инструкция по каждому варианту.
Загрузка из информационной базы
В программе «1С:ЗУП» нужно открыть стандартный помощник переноса. При первом запуске новой базы «1С:ЗУП» система предложит выполнить начальные настройки и выбрать, откуда будет выгружаться информация. Из списка конфигураций указать «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Затем следует выбрать способ «Загрузка из информационной базы» и нажать «Далее».
В появившемся окне указать саму базу 1С:БП. И если:
- в ней есть user и password, ввести эти данные;
- пользователей нет, оставить поля пустыми;
Затем нужно дождаться установления соединения, после чего помощник предложит начать загрузку. Нужно нажать на кнопку загрузки данных. По завершении появляется сообщение об успешно выполненной загрузке. Можно переходить к проверке и корректировке.
Загрузка с использованием файлов
Алгоритм действий такой:
- В новом помощнике в «1С:ЗУП» выбрать «Загрузка из файлов».
- Нажать «Получить помощник выгрузки». Система скачает специальный файл.
- Перейти в БД «1С:БП», открыть меню «Сервис и настройки» – «Файл» – «Открыть» и запустить помощника.
- Указать папку (лучше создать новую), куда будут выгружены файлы.
- Нажать на выполнение выгрузки, по окончании которой в выбранной папке появятся файлы с данными.
- Снова перейти в «1С:ЗУП», чтобы нажать «Загрузка из файлов». Указать ту же папку, где лежат выгруженные документы, и нажать «Загрузить».
- Дождаться сообщения о завершении процесса и приступить к проверке созданной базы.
Таким образом, техническая часть обмена данными довольно проста: нужно следовать указаниям стандартного помощника, который встроен в софт «1С:ЗУП». Важно тщательно проверить данные после переноса, так как механизмы расчёта зарплаты, удержаний и начислений в двух конфигурациях устроены по-разному.
Что проверять
После всех работ необходимо тщательно проверить корректность переноса. Даже если сам процесс загрузки прошёл без ошибок, важно убедиться, что все сведения, начисления, удержания и документы отразились в новой базе верно. Допущенные ошибки могут привести к проблемам с расчётом заработной платы, неверному удержанию налогов, неточностям в отчётности, что чревато санкциями со стороны контролирующих органов.
Проверка списка начислений и удержаний
Если в 1С:БП использовалось только стандартное начисление «Оклад», то обычно перенос проходит без проблем. Но если применялись доп. выплаты, необходимо детально сверить их соответствие:
- Ежемесячные премии – должны корректно перенестись с аналогичной категорией начислений.
- Премии за квартал и год – часто требуют ручной проверки, так как в 1С:БП они могли быть отражены одной статьёй, а в 1С:ЗУП они могут разбиться на несколько видов начислений.
- Доплаты, надбавки – необходимо проверить, что они отражены в 1С:ЗУП с корректными параметрами.
- Удержания – алименты, штрафы, добровольные вычеты должны быть проверены отдельно в справочнике удержаний, так как в некоторых случаях они могут переноситься с некорректными настройками.
Правильное отражение НДФЛ
При переносе начислений возможны ошибки в назначении категорий дохода, что влияет на правильность удержания НДФЛ. Особенно это касается премий.
Частая ошибка: премии могут попасть в категорию «Прочие доходы от трудовой деятельности», что приведёт к неправильному удержанию НДФЛ. В этом случае налог будет удержан в момент выплаты, а не в момент начисления.
Документы «Увольнение» и «Больничный»
Бывает, что суммы оклада и компенсации отпуска разбиваются по разным месяцам в аналитических отчётах, но при этом общий результат по НДФЛ остаётся корректным, если внимательно проверить даты. Для больничных листов нужно убедиться, что данные о прошлом заработке сотрудника (у нового работника, пришедшего с другого места работы) корректно отображаются в «1С:ЗУП». Часто итоговые суммы переносились, но детализация, необходимая для последующих расчётов, может отсутствовать.
Сравнение расчётов на конкретных примерах
Чтобы удостовериться в правильности переноса, специалисты нередко проводят тест: в «1С:БП» заносят данные по двум-трем сотрудникам (начисляют зарплату, оформляют отпуск или больничный), а потом то же самое делают уже в «1С:ЗУП». Сравнение результатов помогает оперативно выявить разночтения.
Из распространённых ошибок, можно выделить следующие:
- Назначения премии в «1С:БП» без использования автоматических механизмов могут неверно отобразиться в «1С:ЗУП», где они назначаются кадровыми документами.
- Неправильная категория дохода для ежемесячных поощрений создаёт ошибки в отчётах по НДФЛ.
- При формировании нового больничного после переноса не отображаются заработки предыдущих страхователей, так как в «1С:ЗУП» требуется отдельное заполнение справки о прошлых местах работы.
Если в результате проверки обнаруживаются ошибки в отражении зарплаты или неточности в расчётах, нужно их устранить (внести правки в настройки начислений, повторно рассчитать зарплату, перепровести документы).
Перенос между разными редакциями ЗУП
Вопрос актуален не только для перехода с «1С:БП» 3.0, но и при обновлении самой конфигурации «ЗУП» (например, с редакции 2.5 на редакцию 3.1). Перенос данных в данном случае также делается с помощью помощника. При этом существует два основных варианта:
Рекомендованная операция
Специалисты называют её «новым переносом» или «переносом остатков». При выборе этого способа в «1С:ЗУП 3.1» будет загружен срез данных на выбранную дату (или месяц) без детальной истории за предыдущие периоды. Иными словами, переезжают только актуальные сотрудники, их действующие кадровые положения, остатки отпусков, данных между которыми нужно организовать правильный учёт. Не переносится вся история расчётов, хотя при необходимости загружается информация, необходимая для расчёта среднего заработка (обычно за 1,5 или 2–3 года).
Особенности метода:
- В новой редакции нет лишней информации: исключаются случайные ошибки, накопленные в старой базе.
- Нельзя формировать отчёты за периоды до даты перехода (по крайней мере, не в новой системе). Придётся хранить старую базу для просмотра архива.
Полный перенос
Этот вариант (иногда называют «старым») предполагает перенос кадровой истории и расчётных документов за выбранный период. И в новой конфигурации будут доступны приёмы, переводы, увольнения, начисления и удержания, а также полный анализ НДФЛ и взносов за предыдущие годы.
Особенности метода:
- Сохранение возможности формировать любую отчётность за предшествующие периоды уже в новой базе «1С:ЗУП» (ред. 3.1).
- Процесс занимает больше времени и повышает риск переноса ошибочных настроек либо «лишних» видов начислений.
Выбор конкретного варианта зависит от целей и текущего состояния учёта. Если нужно быстро начать работу в новой редакции «1С:ЗУП» и не нужно часто смотреть старые документы, обычно выбирают рекомендованный перенос. Если же критично хранение истории в одной базе, отдают предпочтение полному варианту.
Заключение
При 1С ЗУП 8.3 перенос данных из «1С:БП» 3.0, а также при переходе между разными редакциями «Зарплата и управление персоналом» главный этап – не сам технический процесс выгрузки и загрузки (он относительно прост благодаря типовым инструментам), а именно детальная проверка данных после переноса. Следует внимательно изучить, как новая БД отразила премии, отпускные. А еще – больничные, удержания, исполнительные листы и НДФЛ. Без тщательного контроля здесь часто остаются расхождения по датам.
Особого внимания заслуживают:
- Настройка видов начислений в «1С:ЗУП» (нестандартных – премии, дополнительные выплаты).
- Корректное заполнение справочников и реквизитов, необходимых для расчёта пособий, отпусков, среднего заработка.
- Сводная проверка расчётных документов и сравнительный анализ итоговых сумм в старой и новой базе.
Когда показатели сходятся, значит перенос завершён успешно. Если же в ходе проверки выявляются несоответствия, придётся внести правки вручную (изменить назначение начисления, пересчитать НДФЛ, перепровести документы и т. п.).
Главная цель такого подхода – избежать ошибок, которые могут повлиять на корректность сдачи отчётности и расчёты с сотрудниками. При необходимости рекомендуется обратиться за помощью к специалистам, обладающим достаточным опытом по переносу данных, – если конфигурация не типовая или есть ряд специфических видов начислений и удержаний.
Таким образом, 1С ЗУП перенос данных – это комплексный процесс, связанный с подготовкой, выгрузкой и дальнейшей корректировкой показателей. Выполнив работу аккуратно и проверив данных после переноса, компания получает полноценную базу «1С:Зарплата и управление персоналом», готовую к дальнейшему росту и автоматизации процессов, а также к удобной работе в рамках зарплаты и управления персоналом.
Почему лучше обратиться за услугой в IT-RUSH
- Квалифицированная помощь: служба поддержки 1С в компании IT-RUSH обладает необходимыми знаниями и опытом работы с программными продуктами 1С.
- Предотвращение потери данных из базы: перенос информации — это сложный процесс, и неправильные действия часто приводят к потере информации. У технических сотрудников Айти-раш есть все необходимые знания и инструменты для минимизации риска потери.
- Актуальная информация и обновления: компания IT-RUSH предоставляет доступ к актуальной информации и обновлениям, связанным с переносом, а также последующим сопровождением. Предоставляются необходимые инструкции, руководства и ресурсы, чтобы облегчить процесс переноса и обеспечить соответствие последним требованиям и рекомендациям.
Обращение к IT-RUSH при переносе данных 1С ЗУП поможет справиться с возникающими сложностями, обеспечить безопасность и точность переноса, а также получить профессиональную помощь и поддержку во время процесса и после его окончания.
Часто задаваемые вопросы
Как правильно настроить правила переноса данных?
Правила переноса определяют, какие данные и как будут перенесены из одной базы в другую. Необходимо правильно сопоставить справочники, реквизиты и документы.
Какие ошибки могут возникнуть при переносе данных и как их исправить?
Возможны ошибки в данных, несоответствия в настройках, проблемы с кодировкой и т.д. Для исправления ошибок необходимо тщательно проверить результаты переноса и внести необходимые корректировки.
Как настроить соответствие между планами счетов в Бухгалтерии и ЗУП?
Необходимо правильно сопоставить счета учета затрат на оплату труда в Бухгалтерии и соответствующие счета в ЗУП.
Как настроить перенос начислений и удержаний?
Для каждого вида начисления и удержания необходимо определить соответствующий вид начисления или удержания в ЗУП.
Как настроить перенос отпусков?
Необходимо указать правила переноса информации об отпусках, включая типы отпусков, длительность и даты.
Как перенести данные о сотрудниках, которые были уволены до начала переноса?
Для уволенных сотрудников необходимо перенести данные о периодах работы, начислениях и удержаниях за время работы.
Как перенести данные о сотрудниках, которые были приняты на работу после начала переноса?
Для новых сотрудников данные могут быть введены вручную или перенесены из других источников.
Как перенести данные о больничных листах?
Необходимо правильно перенести информацию о больничных листах, включая даты начала и окончания, сумму выплат и другие данные.
Как проверить правильность переноса данных?
Необходимо сравнить данные в исходной и целевой базах, проверить расчеты заработной платы и другие показатели.
Что делать, если после переноса данных обнаружены ошибки?
Ошибки можно исправить путем корректировки настроек переноса или непосредственного изменения данных в целевой базе.